Data dan Informasi: Unsur Penting Penggerak Kegiatan Perkantoran

2018-05-30T16:41:58+00:00

Data dan Informasi, kedua istilah yang begitu mudahnya diucap. Namun, tahukah Anda bahwa keduanya adalah sesuatu yang begitu penting dalam kehidupan modern saat ini? Khususnya dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal, peristiwa atau fakta, opini apapun yang mengandung arti sehingga dapat dijadikan dasar penyusunan, keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan baku (raw material) yang kemudian diolah menjadi informasi. Sedangkan Gordon (1985) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi orang yang bersangkutan, serta mempunyai nilai/bobot dalam pembuatan keputusan, baik saat ini maupun yang akan datang.

Data dan Informasi merupakan aset bagi sebuah perusahaan. Gampangnya, objek yang digerakkan dan diproses oleh perusahaan yaitu data dan informasi itu sendiri. Oleh karenanya, data dan informasi ini harus dijaga benar keamanannya. Tak khayal banyak perusahaan yang berbondong-bondong berusaha mendapatkan sertifikat ISO 27001:2013, sebuah standart internasional dalam penerapan sistem manajemen kemanan informasi. Menerapkan standar ISO 27001 akan membantu organisasi atau perusahaan Anda dalam mengelola dan menjaga informasi perusahaan Anda.

Mills, O. Standingford (1990) mendefinisikan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari pengertian tersebut, dapat diuraikan fungsi-fungsi kantor terkait dengan pelayanan komunikasi adalah sebagai berikut:

  1. Menerima informasi

Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Bentuk atau format informasinya juga beragam, mulai dari tulisan, rekaman, maupun audiovisual.

  1. Merekam informasi

Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, atau kegiatan, seperti contohnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainnya.

  1. Mengatur informasi

Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti ketika pertama kali diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda, perhitungan pun harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.

  1. Memberi informasi

Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi ke unit kantor yang lainnya. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.

  1. Melindungi Aset

Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan member informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

Untuk mempermudah fungsi-fungsi di atas, akan lebih tepat jika semuanya dilakukan dengan bantuan sebuah sistem manajemen dokumen yang sifatnya digital. Dengan itu, semuanya data dan informasi yang terwujud dalam bentuk dokumen akan terekam sepenuhnya secara online. Sistem manajemen digital juga memungkinkan semua unit kerja untuk mengaksesnya, sehingga semua sumber informasi dapat dipusatkan di sistem ini. Namun, jangan lupa akan keamanan. Menyimpan informasi secara digital memang ada kemungkinan akan kehilangan dan kebocoran informasi. Oleh karenanya diperlukan sistem manajemen dokumen yang sungguh-sungguh aman dan terjamin.