Bagaimana Semen Indonesia Berhasil Menyelesaikan Masalah Keruwetan Manajemen Dokumen

2019-01-24T15:05:02+00:00

Semen Indonesia merupakan produsen semen nomer satu di tanah air yang berkembang menjadi perusahaan holding BUMN pertama dan juga multinational company, dengan 4 anak perusahaan yang tersebar di Asia Tenggara. Dengan karyawan lebih dari 7000 personil, Semen Indonesia beserta anak perusahaan yakni Semen Gresik, Semen Padang, Semen Tonasa, dan Thang Long  Cement. Semen Indonesia dituntut untuk senantiasa melakukan peningkatan kinerja di semua sektor demi mewujudkan visi menjadi perusahaan produsen semen terkemuka di Asia Tenggara.

Salah satu bentuk peningkatan yang dilakukan adalah dengan memastikan semua aktifitas operasional telah sesuai standar SOP, mutu, prosedur, dan kualitas yang bertaraf internasional. Untuk mewujudkan itu semua tentunya harus ditunjang oleh sistem tata kelola dokumen yang baik. Semen Indonesia telah melakukan upaya pengembangan baik internal maupun eksternal. Khususnya dalam sistem tata kelola dokumen yang telah memakan sumber daya cukup besar. Namun upaya tersebut belum maksimal terutama dikarenakan kendala geografis dari Semen Indonesia dan anak perusahaan yang membutuhkan solusi lebih aplikatif dan terintegrasi.

Hal tersebut mendasari dibentuknya Sistem Manajemen Semen Indonesia (SMSI) yang berfungsi untuk melakukan kajian mendalam terkait tata kelola dokumen guna menunjang penerapan Good Corporate Governance (GCG), seperti Manajemen Mutu (ISO 9001), Manajemen Lingkungan (ISO 14001), Manajemen K3, Manajemen Risiko (ISO 31000) dan program peningkatan Inovasi. Hasil dari kajian tersebut adalah dirumuskannya 7 kriteria Sistem Manajemen Dokumen yang solutif dan efektif bagi Semen Indonesia, di antara lain:

  1. Sistem harus memiliki tingkat ketersediaan tinggi  (availability) yang mampu beroperasi 24 jam secara online dan dapat dijangkau dengan mudah oleh semua stakeholder perusahaan.
  2. Sistem harus memiliki tingkat keamanan tinggi (security) yang mampu memastikan informasi dapat diakses, dibaca atau diubah sesuai dengan kriteria level keamanan yang telah ditetapkan.
  3. Sistem harus menampilkan penelusuran (tracking) informasi mulai dari tahap penyusunan draft, review, approval dan release dokumen secara akurat.
  4. Sistem harus memiliki kehandalan yang baik (realibility), dapat memastikan semua dokumen tersimpan dengan aman dan terhindar dari kemungkinan kerusakan data dengan mekanisme backup yang robust.
  5. Sistem harus memiliki kinerja (performance) aplikasi yang baik, dan mampu  merespon akses bersamaan dari ribuan user aktif yang ada di Semen Indonesia.
  6. Sistem harus memiliki antarmuka yang intuitif dan user friendly sehingga memberikan kemudahan pengalaman untuk penggunaan yang praktis bagi semua pengguna sistem.
  7. Sistem harus mampu memberikan manfaat (value) kepada semua stakeholder guna mendukung terwujudnya Good Corporate Governance (GCG).

 

Tampilan LogIn Sistem Manajemen Dokumen “SIMPLE” Semen Indonesia

Tampilan Dashboard Sistem Manajemen Dokumen “SIMPLE” Semen Indonesia

Kriteria di atas yang mendasari kerjasama antara Semen Indonesia dengan IntegraOffice untuk bersama-sama menerapkan Sistem Pengendalian Tata Kelola Dokumen. Sebagai partner yang telah cukup lama membantu Semen Indonesia dalam pengembangan sistem, IntegraOffice dinilai telah mampu memberikan jawaban atas masalah yang dihadapi oleh Semen Indonesia.

Selama kurun waktu enam bulan, Tim SMSI dan Tim IntegraOffice telah bekerja keras dan berhasil menyelesaikan pengembangan Sistem Tata Kelola Dokumen yang telah diujicobakan secara Nasional di Jakarta, 24 Mei 2018 lalu yang dihadiri perwakilan dari semua anak perusahaan Semen Indonesia Group. Keberhasilan ini tentu merupakan hasil kolaborasi yang patut diapresiasi oleh kedua institusi, dan diharapkan dapat terus berlanjut berinovasi secara kontinu.

Jangan khawatir jika institusi Anda memiliki masalah yang sama. Kami siap berdiskusi untuk mencari solusi jalan terbaik untuk mewujudkan tata kelola dokumen yang efektif, efisien dan bermanfaat.