Seberapa Pentingkah Tracking Disposisi Surat Dalam Organisasi Anda

By | 2019-05-03T09:08:42+00:00 Mei 2nd, 2019|Categories: Uncategorized|0 Comments

Seringkali kita pernah mendengar kata-kata “Disposisi” atau “Didisposisikan”, maka kita akan berpikiran tentang surat perintah di lingkungan birokrasi di instansi pemerintahan atau suatu organisasi yang melakukan kegiatan surat-menyurat.

Definisi disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus.

Dari definisi diatas, disposisi dapat diartikan sebagai perintah atau instruksi dari atasan/pimpinan kepada bawahan, atau dari jabatan eselon yang lebih tinggi ke jabatan eselon bawahnya. Atau bisa juga disposisi dalam hal persuratan adalah sebuah tanggapan  dari surat yang telah diterima dan dibaca oleh pimpinan yang diinstruksikan kepada bawahannya untuk ditindaklanjuti.

Atau dengan kata lain,  disposisi surat adalah sebuah petunjuk atas tindak lanjut dari surat masuk yang pada umumnya bersifat segera atau harus segera dilaksanakan atau ditindaklanjuti secepatnya. Dalam hal ini penerima disposisi ( pegawai / staff) harus segera melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tepat sesuai yang diinstruksikan atasan/pimpinannya.

Alur disposisi dalam surat-menyurat di suatu instansi atau organisasi, biasanya diawali dengan adanya surat masuk yang ditujukan ke atasan atau pimpinan yang biasanya berisikan suatu tugas atau kegiatan yang harus segera ditindaklanjuti. Yang biasanya atasan akan memberikan instruksi / tugas kepada bawahannya untuk melaksanakannya.

Seberapa Pentingkah Tracking Disposisi?

Sebenarnya tidak masalah apabila masih menggunakan cara manual dan konvensional, hanya untuk instansi atau organisasi dengan lingkup kecil, tetapi bagaimana kalau dalam instansi atau organisasi dalam lingkup yang besar?

Disini biasanya muncul adanya  masalah, salah satunya adalah terkait tracking tugas yang telah didisposisikan. Kadang pemberi disposisi, yang dalam hal ini adalah atasan/pimpinan, sulit untuk melacak atau melakukan tracking terhadap disposisi yang telah diberikan, sehingga susah untuk bisa mengetahui sejauh mana disposisi tersebut dilaksanakan. Hal ini disebabkan karena masih menggunakan cara konvensional yang lebih mngedepankan penggunaan SDM (staf)  sebagai media untuk menyampaikan tugas / disposisi, bisa saja karena kesibukan staf atau keterbatasan jumlah SDMnya, sehingga penyampaiannya tertunda, padahal disposisi harus segera dilaksanakan.

Begitu juga sebaliknya, dari sisi penerima disposisi, kadang juga kesulitan untuk memberikan tanggapan atau laporan secara resmi atas diposisi yang diterimanya. Permasalahannya juga masih sama, karena masih menggunakan cara manual dan konvensional. Sehingga untuk memberikan tanggapan bisa terkendala karena keterbatasan tenaga.

Seharusnya disposisi sudah tidak menjadi pemicu sebuah masalah  dalam internal suatu instansi / organisasi arenakan hal-hal seperti yang dicontohkan diatas, seperti keterlambatan dari tindak lanjut disposisi atau ketidak tahuan posisi disposisi sudah  sampai mana.

Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan terkait tracking disposisi,  salah satu solusinya tracking disposisi harus dilakukan secara digital. Tracking disposisi secara digital ini, sangat penting dilakukan, karena memberikan berbagai kemudahan dalam melakukan memonitoring sudah sampai mana disposisi dari surat yang masuk. Jadi tidak perlu lagi sekretaris atau admin staf untuk bolak-balik ke ruang pimpinan untuk menyerahkan atau melaporkan disposisi surat.

Dengan menggunakan tracking disposisi secara digital, bisa menjawab masalah-masalah disposisi  persuratan d isuatu instansi atau organisasi. Dengan dilakukan secara digital, semua data akan tersimpan secara digital dalam database yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun berada.

Apakah Ada Solusi Aplikasinya?

Yang jelas pasti ada, karena di era serba digital saat ini, tentunya banyak muncul aplikasi-aplikasi e-Office yang dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan instansi kita. Salah satunya adalah IntegraOffice dengan produk e-Office Persuratannya.

e-Office Persuratan ini hadir dengan fitur digital tracking disposisi nya,, sehingga mudah untuk monitoring disposisi dari surat yang masuk . selain aplikasi e-Office Persuratan ini bisa diakses melalui web, bisa diakses juga melalui e-Office Mobile Application, yang dapat di unduh pada Google Playstore dan dapat diakses dari hp android  masing-masing

Contoh tampilan tracking disposisi

contoh tampilan pada aplikasi android

Dengan menggunakan e-Office Persuratan ini, tracking disposisi secara digital tidak hanya bisa diakses melalui website atau dikomputer, tetapi bisa juga diakses melalui ponsel pintar (android), sehingga bisa melakukan disposisi, menerima disposisi, melaporkan/memberi tanggapan atas disposisi maupun melakukan monitoring disposisi atas surat yang masuk,  dimanapun dan kapanpun berada, asalkan ada koneksi internet.

 

Dari uraian diatas, dapat disimpukan bahwa tracking disposisi secara digital sangat penting dilakukan untuk mempercepat proses tindaklanjut dari surat yang masuk dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dalam proses persuratan .

Sudahkah anda menggunakan Tracking Disposisi  secara digital?

Atau lebih jelas tentang aplikasinya, silakan kontak kami di integrasolusi.com/kontak kami

 

Baca Juga  :

 

Sumber artikel disadur dari :
https://blog.gamatechno.com/tracking-disposisi-surat/
http://www.definisimenurutparaahli.com/pengertian-disposisi-dan-contohnya/
http://tutorialkuliah.blogspot.com/2013/07/pengertian-surat-pengolahan-surat-masuk.html

About the Author: