Mengelola Dokumen Tidak Pernah Semudah Ini! Coba Aplikasi DMS IntegraOffice Yang Bakal Buat Kamu Takjub!

2020-04-21T16:22:23+00:00

integrasolusi.com Apa kabar Sobat Office? Semoga kalian semua sehat selalu dan wabah Covid-19 ini segera berakhir, Aamiin. Kali ini admin mau berbagi informasi aplikasi lainnya dari rangkaian keluarga produk hebat yang dimiliki IntegraOffice. Tapi sebelum admin menjelaskan lebih jauh, yuk simak penjelasan singkat mengenai manajemen dokumen di bawah ini.

Pernahkah kamu bertanya-tanya berapa banyak kertas yang digunakan untuk sebuah dokumen yang dibuat oleh organisasi/ perusahaanmu setiap harinya? Mungkin kamu tidak akan bisa menghitungnya karena jumlahnya yang sangat banyak, belum lagi kertas yang terbuang sia-sia karena adanya revisi atau salah cetak yang mu ngkin tidak terhitung lagi jumlahnya . Tanpa memanfaatkan software manajemen dokumen digital, dijamin kamu bakal memiliki banyak dokumen menumpuk yang akan menghabiskan banyak ruang hanya untuk menyimpannya dan pastinya pemborosan anggaran hanya untuk kertas saja. Untungnya, dengan kemajuan dan kecanggihan teknologi yang tersedia saat ini, kamu dapat memiliki penyimpanan online/cloud system untuk dokumenmu, yang di mana bisa dengan mudah mencari, mengambil, maupun berbagi file melalui satu aplikasi seperti aplikasi IntegraOffice Document Management System (DMS) yang kami miliki dan yang tak kalah pentingnya adalah keamanan dokumen yang terjamin.

Lantas apa sih Document Management System atau DMS itu? DMS adalah sebuah sistem digital yang digunakan untuk mengelola seluruh kegiatan atau alur kerja dalam upaya meningkatkan produktivitas perusahaan dalam menyimpan dokumen secara efektif dan efisien. Alur pemrosesan, pembelian, penjualan maupun alur keuangan dsb. dapat diatur dan didokumentasi dengan baik secara digital menggunakan aplikasi DMS. Dengan aplikasi DMS, tentu organisasi/ perusahaan dapat mengelola dokumen menjadi lebih mudah daripada biasanya.

Dikutip dari berbagai narasumber, permasalahan inilah yang paling sering dihadapi oleh organisasi/ perusahaan dalam mengelola sebuah dokumen, seperti pada uraian berikut ini :

1. Sulit Mencari Dokumen

Pernah kebayang ga ketika kamu membutuhkan dokumen yang sangat spesifik tapi masih kamu cari secara manual? Misalnya mencari dokumen yang dibuat dalam periode tertentu, deskripsi tertentu atau dokumen dengan proyek khusus? Dijamin bakal keriting deh kalau cari dokumennya satu per-satu, hingga biin kita stress apalagi kalau tiba-tiba diperlukan. Nah dengan aplikasi DMS, kamu bisa dengan mudah melacak dokumen spesifik yang kamu butuhkan dengan menuliskan kata kunci yang sesuai.

2.Ruang Penyimpanan Terbatas

Dengan memanfaatkan aplikasi DMS, tidak perlu khawatir lagi dengan kapasitas ruang penyimpanan dokumen karena akan otomatis terdigitalisasi dengan baik secara online. Bayangkan jika tumpukan dokumen sudah tidak sebanding dengan kapasitas ruangan penyimpanan? Kemungkinan besar dokumen lama akan jauh lebih cepat rusak karena ruangan yang sempit dan lembab akibat tumpukan dokumen.

3.Resiko Kehilangan Dokumen

Faktor ketiga yaitu resiko kehilangan dokumen yang cukup besar. Hal inilah yang juga sering terjadi, terutama jika terjadi bencana alam yang mengakibatkan hilangnya dokumen, padahal dokumen tersebut adalah salah satu aset penting bagi perusahaan. Lagi-lagi dengan aplikasi DMS, kamu tidak perlu khawatir akan hal tersebut.

4.Keamanan Dokumen

Dan yang terakhir yaitu keamanan dari sebuah dokumen. Misalnya dokumen tersebut bersifat rahasia dan merupakan salah satu aset penting perusahaan, kebayang ga jika ada kesempatan terjadinya pencurian data/ dokumen oleh oknum yang tidak bertanggung jawab? Pencurian dokumen terjadi karena adanya kesempatan. Aplikasi DMS dari IntegraOffice dirancang khusus dengan sistem yang di mana setiap kali ada pihak tertentu butuh untuk mengunduh sebuah dokumen, maka mereka harus memiliki persetujuan khusus oleh pihak yang berwenang, dan juga setelah dokumen tersebut diunduh, akan ada watermark terinci tentang siapa yang mengunduh dokumen, kapan diunduh, pukul berapa dan dokumen apa yang diunduh. Sangat terjamin bukan keamanannya?

Selain itu, manfaat lain yang dapat kamu rasakan adalah aplikasi DMS dapat membantu meminimalisir terjadinya kesalahan atau saling menyalahkan antar divisi, karena sistem akan otomatis menyimpan data orang/ pihak yang membuat dokumen, serta sistem dapat mengetahui proses dan alur dokumen yang dilakukan antar divisi.

PT Integra Teknolgi Solusi dengan bangga menjawab bahwa kami mampu mengatasi semua tantangan tersebut dan me njadi solusi yang tepat untuk permasalahan manajemen dokumen. Disini PT Integra Teknologi Solusi sebagai salah satu perusahaan IT yang mempunyai tagline “Transform Your Business To Digital “  selalu berinovasi jauh ke depan melalui moderninasi dokumen secara digital menggunakan aplikasi IntegraOffice bernama Document Management System (DMS).

Masih banyak solusi yang akan kamu dapatkan untuk memecahkan masalah pengelolaan dokumen di organisasi/ perusahannmu Sobat Office. Rasakan pengalaman mengelola dokumen secara mudah, efektif, efisien, produktif dan yang pasti hemat biaya yang akan selalu membuatmu takjub setiap kali kamu menggunakannya!

Tertarik untuk segera mencobanya? Langsung aja klik disini atau klik tombol WhatsApp yang ada di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.

Terima kasih telah membaca dan selamat beraktivitas 😊

×

Hello!

Klik untuk mengirim Chat di WhatsApp atau kirim email ke support@integrasolusi.com

× Hubungi Kami di Whatsapp