SIMAK: Mengapa Organisasi Harus Implementasikan Tanda Tangan Elektronik ?

integrasolusi.com – Dalam sebuah perusahaan, salah satu hal yang akan selalu ada yang tidak  bisa lepas dari aktivitas sehari-harinya adalah aktivitas tanda tangan yang dilakukan oleh atasan, baik di level top management maupun middle. Tanda tangan inilah yang akan menjadi legalitasnya suatu surat atau dokumen dalam perusahaan. Semakin besar perusahaan dan semakin komplek aktivitasnya, dokumen atau surat yang harus ditandatangani akan cenderung lebih tinggi. Ini memanglah suatu aktivitas yang sederhana, namun apabila dilakukan dengan intensitas yang sangat tinggi tentu akan mengganggu aktivitas lainnya. belum lagi bicara soal keamanan dari tanda tangan tersebut apabila dilakukan dengan cara konvensional. Dan saat ini, seiring dengan kemajuan teknologi informasi, sudah berkembang konsep tanda tangan elektronik sebagai suatu solusi yang inovatif untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan tanda tangan dan menjamin keabsahan dari suatu dokumen atau surat yang ditanda tangani tersebut.

Saat ini sudah banyak perusahaan atau organisasi yang mulai sadar akan manfaat dan pentingnya tanda tangan elektronik, walaupun masih cukup banyak juga yang menerapkan tanda tangan konvensional atau tanda tangan basah. Namun trend kedepannya semua dokumen dan surat akan menggunakan tanda tangan elektronik sebagai legalitasnya. Sehingga konsep tanda tangan konvensional perlahan mulai ditinggalkan. Bagaimana tidak, dalam praktek konvensional, kegiatan penandatanganan harus melewati beberapa tahapan. Mulai dari mencetak dokumen di kertas, menandatangani dengan pulpen, memindai dokumen yang telah ditandatangani, kemudian mengirimkan kembali dokumen tersebut baik melalui surel maupun melalui jasa kurir, proses penyampaian tanda tangan hingga sampai ke pihak yang tertuju harus melalui beberapa tahapan yang memakan waktu dan biaya.

Tahapan yang cukup berlapis ini bisa memakan waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari bila mitra bisnis berada di luar kota. Belum berakhir di situ, risiko keamanan pun mengintai saat Anda mengirimkan dokumen melalui kurir. Dokumen bisa saja dibuka di tengah perjalanan oleh oknum yang tidak bertanggungjawab, atau bahkan rusak saat lapisan pelindungnya kurang maksimal. Nah, pada kesempatan artikel ini, kami akan membagikan kepada Anda tentang beberapa manfaat penting yang akan perusahaan Anda dapatkan apabila menerapkan tanda tangan elektronik, antara lain adalah :

1.Hemat Waktu

Anda bisa memangkas waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan dokumen, pemindaian dokumen yang telah ditandatangani, penyimpanan dokumen, hingga proses pengiriman dokumen oleh pihak ketiga. Dari tempat Anda berada di mana pun, Anda bisa tetap menandatangani dokumen dan langsung mengirimkannya kembali dalam hitungan detik.

2.Hemat Biaya

Anda tidak perlu lagi menganggarkan budget khusus untuk membeli kertas, pulpen, tinta printer, hingga biaya ekspedisi dan penyimpanan. Selama Anda memiliki smartphone atau komputer yang terkoneksi ke internet, penandatanganan dan pengiriman dokumen bisa dilakukan tanpa biaya tambahan.

3.Kuat Secara Hukum

Legalitas tanda tangan digital di Indonesia sudah memiliki payung hukum melalui Undang-Undang Republik Indonesia No 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, serta Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. Peraturan ini menjelaskan bahwa tanda tangan digital berfungsi sebagai alat autentifikasi dan verifikasi dalam transaksi elektronik. Tanda tangan digital bisa digunakan untuk menunjukkan persetujuan penanda tangan atas informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan digital. Dengan kata lain, tanda tangan digital memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah selayaknya tanda tangan manual.

4.Meningkatkan Keamanan Dokumen

Penggunaan dokumen secara digital meningkatkan tingkat keamanan dengan meniadakan risiko pemalsuan dokumen dan pemalsuan tanda tangan. Selain itu, tanda tangan digital juga meminimalisir risiko dokumen rusak atau hilang. Pastinya, dokumen yang ditandatangani secara digital juga lebih terjaga kerahasiaannya karena proses pengiriman terjadi secara langsung dan privat tanpa melibatkan pihak ketiga.

5.Memperluas Cakupan Bisnis di Tingkat Global

Kehadiran tanda tangan digital menciptakan bisnis bergaya modern. Berbagai negara maju seperti Amerika Serikat, Australia, hingga negara-negara anggota Uni Eropa mengakui tanda tangan digital pada dokumen-dokumen bisnis yang mengikat secara hukum. Kondisi ini membuka peluang bagi Anda melebarkan sayap bisnis perusahaan hingga ke kancah internasional.

Masih banyak lagi tentu manfaat lain yang akan Anda peroleh jika menerapkan tanda tangan elektronik. PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan yang bergerak dibidang teknologi dan informasi, juga memberikan solusi inovatif bagi perusahaan Anda yang ingin menerapkan tanda tangan elektronik dengan produknya integraOffice Sign. Dengan implementasi integraOffice Sign, Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan tanda tangan dengan perusahaan Anda.

Penasaran dengan integraOffice Sign ??

Yuk segera kontak kami untuk berdiskusi dan berkonsultasi dengan tim kami yang berpengalaman. Tunggu apalagi !!

 

 

 

Sumber
https://blog.privy.id/keuntungan-tanda-tangan-digital/

 

 

 

 

×

Hello!

Klik untuk mengirim Chat di WhatsApp atau kirim email ke support@integrasolusi.com

× Hubungi Kami di Whatsapp