Pengembangan e-Office di Pemprov DKI Jakarta Dalam Mewujudkan Good Governance

2020-08-07T16:07:59+00:00

integrasolusi.com – DKI Jakarta sebagai Ibu Kota negara sudah barang tentu manjadi daerah yang paling maju dibanding dengan daerah lain, tidak terkecuali dalam penerapan teknologi di instansi pemerintahannya. Salah satu contoh penerapan teknologi informasi di Pemprov DKI Jakarta adalah dengan dikembangkannya aplikasi e-Office  persuratan digital dari tahun 2018. Aplikasi ini dikembangkan merujuk pada Permenpan RB No. 6 Tahun 2011 tantang “Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah“ dengan tujuan agar dapat meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance), selain itu juga mendukung peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan; terwujudnya percepatan reformasi birokrasi, terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar pemerintah; kemudian juga kemudahan dalam pengelolaan dokumen naskah dinas dan juga penggunaanya. Pemprov DKI Jakarta menyadari bahwa pengembangan aplikasi e-Office merupakan kebutuhan mutlak yang tidak bisa ditawar lagi, terutama dalam menjawab tantangan ke depan yang ruang dan waktu tidak ada batasannya lagi. Semua stakeholder di lingkungan Pemprov DKI dituntut serba cepat dan tepat dalam setiap pelayanan kepada masyarakat dengan tujuan akhirnya adalah untuk memajukan kotanya dan membahagiakan warganya.

Dalam kurun waktu 2 tahun terakhir ini Pemprov DKI sudah menggunakan eOffice dalam pengelolaan tata naskah dinas, ada manfaat besar tentunya yang sudah didapat selama kurun waktu tersebut. Yang sebelum adanya e-Office tata naskah dinas masih dikelola secara manual, setelah adanya e-Office bisa dikelola secara elektronik, yang sebelumnya untuk mengirim surat atau disposisi perlu datang langsung ke tujuan surat, setelah adanya e-Office bisa dikirim hanya dari meja kerja. Bagi operator surat di instansi, pengelolaan surat masuk dan surat keluar pun bisa dilakukan dengan sangat mudah, karena UI/UX yang ada di aplikasi sangat mudah dipahami, begitu juga bagi pejabat instansi, mengelola surat masuk, disposisi, dan informasi juga sangat mudah dilakukan. Manfaat-manfaat penerapan tersebut menjadikan e-Office ini merupakan aplikasi yang sangat penting di lingkungan Pemprov DKI karena proses pengelolaan tata naskah dinas bisa dilakukan dengan sangat mudah.

Meskipun manfaat dari penerapan e-Office yang dijelaskan di atas sudah dirasakan oleh Pemprov DKI, akan tetapi bukan menjadi akhir dari pengembangan aplikasi ini, karena seiring perkembangan teknologi dan juga adanya peraturan-peraturan baru yang mengharuskan untuk dilakukan pengembangan atau penyesuian pada aplikasi. Pada proses pengembangan aplikasi, Pemprov DKI menunjuk beberapa tenaga ahli, di antaranya adalah:  tenaga ahli analis sistem; tenaga ahli web programmer; dan tenaga ahli database administrator. Semua tenaga ahli tersebut mempunyai tugas dan fungsi masing-masing berdasarkan kompetensi dan spesialisasinya. Di tahun ini pengembangan yang sudah diselesaikan oleh para tenaga ahli di antaranya adalah terkait fitur PLT di mana aplikasi bisa mengakomodasi untuk pejabat pelaksana tugas di suatu instansi. Lalu ada fitur penyesuaian surat masuk dan surat keluar, fitur yang disesuaikan antara lain perubahan tampilan, penambahan shortcut untuk proses surat, perubahan jenis surat, perubahan sifat surat, dan perubahan di jenis surat undangan/audiensi. Selanjutnya ada fitur agenda yang bertujuan sebagai pengingat apabila ada surat atau disposisi yang bersifat undangan/audiensi yang masuk dari instansi lain. Yang terakhir ada perubahan di tampilan tracking surat dimaksudkan agar tampilan menjadi user friendly dan informatif untuk memudahkan pengguna dalam melacak surat. Para tenaga ahli selama proses pengerjaan berkomitmen penuh sesuai dengan amanah yang telah diberikan oleh Pemprov DKI, dengan tujuan utama dapat membantu kelancaran proses birokrasi melalui aplikasi eOffice yang telah dikembangkan ini, sehingga dapat tercapai tujuan “good governace” dengan mengikuti tren perkembangan zaman saat ini.

Jadi, dengan menggunakan e-Office, urusan surat menyurat akan menjadi lebih mudah. Hal ini sudah dirasakan manfaatnya oleh Pemprov DKI. Tapi seiring perkembangan jaman dan laju teknologi, pengembangan aplikasi tidak boleh berhenti sampai di sini, harus tetap dilakukan guna untuk memenuhi kebutuhan. Karena apa yang berguna pada hari ini belum tentu berguna untuk hari esok.

Ingin tahu lebih detail informasi e-Office Persuratan seperti di Pemprov DKI?

Silakan klik disini

 

×

Hello!

Klik untuk mengirim Chat di WhatsApp atau kirim email ke support@integrasolusi.com

× Hubungi Kami di Whatsapp