integrasolusi.com – Surat menyurat merupakan aktivitas penting dalam setiap organisasi. Biasanya, proses persuratan tersebut berlangsung secara manual, menggunakan berkas fisik. Alhasil, ada banyak permasalahan organisasi yang muncul. Padahal, beragam problem itu bisa Anda atasi dengan mudah lewat penggunaan aplikasi persuratan digital.
Isi Artikel
Permasalahan dalam Sistem Persuratan Manual yang Jadul
Anda mungkin bertanya-tanya, permasalahan seperti apa saja yang bisa muncul berkaitan dengan aktivitas persuratan manual? Secara umum, ada 5 masalah utama yang bakal Anda hadapi, yaitu:
1. Pemborosan Anggaran
Setiap organisasi tentu ingin menghemat anggaran. Namun, hal itu bakal sulit Anda lakukan ketika memakai sistem persuratan manual. Anda perlu menyediakan anggaran untuk kertas dan tinta.
Situasinya bakal berbeda kalau Anda menerapkan sistem surat elektronik. Biaya pembelian kertas dan tinta untuk printer, bisa Anda minimalkan.
2. Sistem Arsip yang Kompleks
Persuratan manual memerlukan proses pengarsipan yang rumit. Setiap dokumen harus diatur berdasarkan klasifikasi serta nomor. Oleh karenanya, Anda perlu menempatkan tenaga yang teliti untuk melakukan pengarsipan.
Implementasi e office atau aplikasi persuratan digital mampu mengeliminasi permasalahan ini dengan mudah. Proses pengarsipan dapat Anda lakukan dengan mudah karena menggunakan sistem digital. Anda pun bisa melakukan pencarian dokumen dengan gampang.
3. Kesulitan dalam Pelacakan Surat
Monitoring dan tracking surat jadi permasalahan yang sangat rumit dalam proses persuratan manual. Anda perlu melakukan konfirmasi kepada pihak penerima untuk memastikan bahwa dokumen telah sampai.
Kondisi seperti itu, bisa Anda buat jadi lebih praktis kalau memakai layanan surat elektronik. Konfirmasi penerimaan bisa berlangsung dalam waktu singkat.
4. Keamanan Data
Keamanan data jadi problem serius dalam proses persuratan manual. Surat bisa hilang kapan saja dan di mana saja. Namun, lain halnya dengan sistem surat elektronik. Setiap dokumen akan tersimpan pada sistem dengan keamanan tinggi.
5. Sistem Penyimpanan
Proses persuratan manual memerlukan sarana penyimpanan dokumen khusus. Ukurannya juga harus cukup luas, sehingga mampu menampung setiap berkas.
Lain halnya kalau Anda memakai layanan e office. Penyimpanan data yang bersifat digital tidak memerlukan penggunaan ruangan.
Nah, itulah 5 permasalahan utama terkait implementasi sistem persuratan manual. Anda bisa menyelesaikan semua problem tersebut cukup dengan menggunakan aplikasi persuratan digital yang tepat.
Pemecahan terbaik, bisa Anda peroleh dengan memakai produk PT Integra Teknologi Solusi, yakni integraOffice. Dengan integraOffice, Anda akan memperoleh setiap manfaat dari layanan surat elektronik yang modern.
