integrasolusi.com – Di era digital seperti saat ini, pengelolaan dokumen sistem yang baik dan efektif sangatlah dibutuhkan. Hal ini dikarenakan dokumen sistem merupakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan operasional dan kinerja sistem informasi. Manajemen dokumen sistem yang baik dapat membantu kinerja sistem informasi lebih efektif dan efisien.
Dokumen sistem perlu dikelola dengan baik agar dapat digunakan dengan mudah dan cepat saat dibutuhkan. Bahkan di perusahaan teknologi yang inovatif, pengelolaan dokumen sistem merupakan hal mendasar yang diutamakan. Berikut tips mengelola dokumen sistem yang efektif:
Isi Artikel
1. Buat Daftar Dokumen Sistem
Tips mengelola dokumen sistem yang pertama yaitu membuat daftar dokumen sistem secara komprehensif. Buat daftar tentang panduan teknis, spesifikasi teknis, dokumen pengujian, dan dokumen lain yang penting bagi perusahaan.
2. Klasifikasikan Dokumen Berdasarkan Kategorinya
Dalam upaya menjaga kerapian dokumen sistem dan memudahkan pencarian dokumen, maka dokumen perlu diklasifikasikan berdasarkan kategorinya. Buat struktur folder yang terorganisir dengan baik dan pisahkan tiap dokumen sesuai fungsi dan tujuan masing-masing.
Dengan pengelolaan dokumen yang teratur ini, tim pengembang juga akan mudah menemukan dokumen yang mereka butuhkan jika diperlukan peningkatan atau pengembangan sistem.
3. Simpan Dokumen Sistem di Tempat yang Aman
Simpan dokumen sistem di tempat yang aman dan berikan akses terbatas untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting dan sensitif. Hal ini bertujuan agar rahasia perusahaan tetap terjaga dan kebocoran informasi dapat diminimalkan.
4. Buat Salinan Dokumen
Dalam pengelolaan manajemen dokumen sistem, buat salinan dokumen di tempat yang terpisah dari tempat penyimpanan utama. Hal ini untuk berjaga dari kemungkinan terjadinya bencana atau hal tidak terduga lainnya yang menyebabkan dokumen utama hilang atau tidak dapat diakses.
5. Berbagi Dokumen Sistem secara Berkala
Berbagi dokumen sistem secara berkala juga penting untuk memelihara dan memperbarui dokumen yang relevan.
Hal ini juga untuk memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang kemajuan proyek yang dijalankan, serta memungkinkan adanya masukan atau ide untuk pengembangan atau peningkatan proyek lebih lanjut.
Demikian ulasan tentang tips mengelola dokumen sistem dalam aplikasi dokumen manajemen. Semoga bermanfaat
