integrasolusi.com – Sekarang ini kita sedang berada dalam kondisi di mana semuanya serba digital dan semuanya serba online, yang mana semua informasi bisa diakses kapan pun dan di mana pun tanpa ada batasan jarak dan waktu.
Kemajuan di era digital saat ini juga punya pengaruh yang besar dalam berbagai aktivitas kita sehari-hari, terutama dalam aktivitas kerja di kantor. Kok, bisa pengaruhnya besar bagi pekerjaan di kantor? Iya, karena dengan sistem digital dapat membantu dan mempermudah pekerjaan, apalagi dalam kondisi pandemi seperti sekarang ini.
Meski sekarang sudah era digital, tapi mayoritas perkantoran masih saja kewalahan dengan berkas-berkas kerjaan yang mereka miliki, apalagi berkas-berkasnya dalam jumlah banyak, tentunya menjadi kendala dalam menjalankan aktivitas perkantorannya dan menjadi salah satu faktor penghambat dalam produktivitasnya.
Apakah Anda juga mengalaminya?
Nah, oleh karena itu, mulailah dari sekarang untuk menerapkan segala macam aktivitas kantor Anda secara paperless. Selain itu, era sekarang ini dituntut untuk paperless dalam aktivitasnya demi mengurangi dampak lingkungan dalam penggunaan kertas.
Nah, berikut ini adalah cara mudah untuk menuju paperless di kantor yang dapat Anda terapkan:
Isi Artikel
Cara Mudah Menuju Paperless di Kantor
Selalu Melakukan Scan Berkas/Dokumen
Ini hal mudah dan awal yang perlu dilakukan agar terbiasa dengan paperless, setiap kali Anda mendapatkan dokumen fisik, pastikan di-scan atau difoto dan disimpan secara digital di smartphone atau PC/laptop. Fungsinya agar dokumen/berkas tersebut mudah diakses di mana saja tanpa harus dengan dokumen fisiknya, sehingga lebih fleksibel.
Gunakan Versi Digital dari Dokumen/Berkas yang Sudah Ada
Setelah Anda punya data dokumen secara digital dari hasil scan sebelumnya, pastikan kita menggunakannya juga pada aktivitas lainnya. Ganti berkas-berkas dokumen Anda yang ada dengan dokumen-dokumen digital yang sudah tersedia. Selain itu, mengganti versi ke digital juga menjadikan dokumen tersebut lebih mudah diolah, diedit, dan diakses.
Optimalkan Penyimpanan dan File Sharing
Ini juga perlu dilakukan agar Anda terbiasa dengan paperless pada setiap aktivitas kerja. Semua dokumen digital yang telah kita scan pastinya membutuhkan ruang penyimpanan digital yang lebih besar. Yaitu dengan mengganti penyimpannan dokumen di lemari arsip, bisa kita pindah ke penyimpanan digital di PC/laptop Anda. Atau bisa juga melakukan penyimpana dokumen digital pada sistem penyimpanan Cloud yang banyak tersedia saat ini. Di samping lebih aman, juga mudah diakses kapan pun dan di mana pun.
Selalu Minta Versi Digitalnya
Ini maksudnya adalah, apabila Anda menerima dokumen/berkas dari rekanan atau tim kerja yang lain, usahakan minta juga versi digitalnya. Gunanya agar nanti ke depannya Anda dapat dengan mudah mengakses dokumen digital tersebut, tanpa harus melakukan scan atau membanwa dokumen fisiknya ke mana-mana sehingga lama-lama akan terbiasa dengan kegiatan paperless ini dan mendapatkan benefitnya.
Gunakan Aplikasi Pendukung Paperless
Maksudnya bagaimana? Maksudnya adalah memanfaatkan aplikasi-aplikasi pendukung paperless yang tersedia saat ini demi memudahkan pekerjaan Anda. Seperti aplikasi integraOffice yang dikembangkan oleh PT Integra Teknologi Solusi sebagai perusahaan IT yang sudah berpengalaman membantu solusi IT di beberapa Kementerian, BUMN, Pemprov, Universitas, Swasta, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Apa saja aplikasi integraOffice yang dapat membantu paperless di kantor Anda? Salah satunya adalah integraOffice Persuratan dan integraOffice Persuratan Lite yang sangat membantu dalam mempermudah aktivitas surat-menyurat dan disposisi. Serta mempermudah tracking surat, penomoran surat otomatis, mudah diakses kapan pun dan di mana pun, dan telah di support dalam web base dan mobile application (Android dan iOS).
Selain itu ada juga integraOffice DMS yang dapat membantu kantor Anda, dalam mengelola semua dokumen secara digital. Selain itu, adanya pembagian hak akses dan file sharing dokumen yang memudahkan kolaborasi kerja antar tim di mana pun dan kapan pun. Serta yang tidak kalah penting adalah perihal keamanan karena semua pengguna yang akan mengunduh dokumen harus ada permission dari pemilik dokumen. jadi tidak usah khawatir akan kebocoran data, karena semua dokumen yang terunduh dilengkapi watermark tentang informasi dokumennya.
Informasi di atas hanya sebagian saja dari berbagai macam cara untuk paperless di kantor Anda. Mungkin Anda pun punya cara tersendiri dalam implementasinya. Namun, daripada Anda membaca tips di atas, mengapa Anda tidak langsung saja mencari tahu tentang integraOffice?
Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi kami
