integrasolusi.com – Proses surat-menyurat atau lebih dikenal dengan istilah persuratan, mungkin bagi Anda yang bekerja di perkantoran baik di instansi pemerintah, peusahaan dan bahkan di institusi pendidikan sudah tidak asing lagi dengan istilah persuratan. Seperti halnya aktivitas lainnya di instansi/perusahaan, persuratan merupakan salah satu aktivitas di kantor yang sangat penting dan bahkan jalannya aktivitas persuratan bisa mempengaruhi aktivitas kerja lainnya di kantor. Apalagi proses persuratan lambat dan tidak berjalan sesuai alur yang ada, pasti akan menyebabkan kinerja di instansi/perusahaan bisa menurun.
Coba bisa Anda lihat aktivitas persuratan di sekitar Anda, apakah berjalan lancar atau bahkan tidak terkelola dengan baik? Lancar tidaknya aktivitas persuratan bisa dari banyak faktor, bisa karena faktor SDM nya, kebijakan dan birokrasi yang berbelit-belit, atau bahkan tidak tertampungnya data-data persuratan yang ada dengan baik, dan yang menjadi kunci dari gagalnya aktivitas persuratan adalah sistem yang digunakan. Apakah masih menggunakan cara manual konvensional atau sudah terdigitalisasi dengan sistem persuratan yang modern.
Isi Artikel
Permasalahan klasik yang muncul dalam persuratan
Perlu Anda ketahui meskipun jaman sekarang sudah maju dan canggih, namun mayoritas perkantoran masih menggunakan cara manual konvensional untuk aktivitas persuratannya, alih-alih karena sudah terbiasa dan enjoy dengan budaya manual. Namun di balik itu semua tentunya akan memunculkan kendala-kendala klasik yang muncul pada aktivitas persuratan, seperti contohnya :
Surat lama hilang tidak terlacak
Tentu saja, dalam persuratan manual akan , sulit untuk menemukan surat-surat lama yang tidak dapat dilacak, atau membutuhkan waktu lama untuk menemukannya, bahkan jika surat-surat itu dibutuhkan segera.
Sulit melakukan monitoring dan tracking terhadap surat yang ada
Pasti akan sulit untuk memantau dan melacak proses persuratan yang ada. Karena masih dilakukan secara manual, untuk memantaunya harus konfirmasi langsung ke tujuan, Ini mungkin memakan waktu dan proses yang lama, sehingga akan menghambat proses komunikasi yang ada
Pengarsipan surat yang rumit
Persuratan dengan intensitas tinggi, jenis surat dan tujuan surat yang berbeda-beda, tentunya dalam menyimpan data persuratan itu sendiri pastinya akan rumit. Butuh SDM dengan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan yang fatal dalam mengarsipkan, terutama dalam proses penomoran dan pengklasifikasian berkas/surat. Apabila terjadi kesalahan, tentunya akan menghambat proses yang ada, misalnya proses pencarian surat/berkas akan membutuhkan waktu yang lama.
Persuratan digital sebagai solusinya
Dengan hadirnya persuratan digital saat ini, tentunya bisa membawa angin segar bagi sistem persuratan yang ada, yang dulunya hanya dilakukan secara manual, sekarang dengan adanya sistem persuratan digital, semua proses persuratan dari menerima surat sampai dengan penyimpanan datanya dapat dilakukan secara online kapan saja dan dimana saja.
Sistem persuratan digital hadir sebagai solusi masalah-masalah klasik yang selalu muncul pada sistem persuratan manual.
Dengan sistem persuratan digital ini, Anda dapat mengelola berbagai macam data persuratan secara online, apalagi sekarang ini sistem persuratan digital tidak hanya dapat diakses dari pc/laptop saja, melainkan sekarang sudah ada versi aplikasi mobile-nya yang dapat Anda unduh dan gunakan di smartphone masing-masing.
Kesimpulkan
- Perkembangan teknologi saat ini, tidak menjamin semua beralih ke sistem digital, salah satunya adalah aktivitas persuratan, yang mayoritas saat ini masih banyak menggunakan cara manual konvensional
- Cara persuratan manual memunculkan kendala-kendala dalam penyimpanan data, untuk itu perlu segera beralih ke sistem persuratan digital, dimana data-data akan tersimpan secara digital dan online yang tentunya aman serta memberikan banyak kemudahan bagi penggunanya.
- inOffice Persuratan hadir untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan dalam aktivitas persuratan secara online dimana saja kapan saja.
Nah itu beberapa informasi terkait hadirnya persuratan digital sebagai solusi mengelola data persuratan secara online, namun sebenarnya masih banyak informasi yang belum tersampaikan di atas.
Untuk Informasi lebih jelasnya, Anda langsung bisa kontak kami sekarang.
