integrasolusi.com – Bagi Anda yang merupakan pegawai kantoran pasti tidak akan pernah terlepas dari apa yang namanya surat menyurat. Bukan kantor namanya kalau tidak ada surat dalam kegiatan bisnisnya. Sejak perusahaan masih menggunakan surat kertas, hingga kini sudah beralih menggunakan persuratan elektronik atau aplikasi persuratan, tidak bisa dipungkiri kalau surat adalah salah satu instrumen yang sangat penting.
Di hampir semua perusahaan zaman sekarang, kegiatan surat-menyuratnya sudah bertransformasi menggunakan aplikasi persuratan atau persuratan elektronik, meskipun tidak benar-benar menyeluruh. Sudah sewajarnya perusahaan mulai beralih pada persuratan elektronik berbasis digital kalau mau berkembang. Adanya tuntutan secara alami yang muncul dalam internal maupun eksternal perusahaan mendorong urgensi untuk memperbaiki sistem persuratan elektronik. Bagaimana tidak, kalau perusahaan tidak menggunakan aplikasi persuratan yang baik, kinerja perusahaan bisa lama dan terhambat.
Persuratan elektronik maupun kegiatan persuratan pada umumnya fungsinya sangat banyak dan fundamental dalam perusahaan. Pertama, persuratan elektronik memiliki fungsi sebagai instrumen tata usaha atau administrasi perusahaan yang mana surat-surat harus didata, dicatat, dan dikelola secara berkesinambungan. Kalau aplikasi surat-menyurat yang dimiliki perusahaan masih sangat sederhana dan tidak bisa menunjang fungsi tersebut, yang ada tata kelola perusahaan bisa molor dan berantakan. Apalagi kalau perusahaannya adalah perusahaan pemerintah atau instansi pendidikan yang birokrasinya berlapis-lapis.
Kedua, persuratan elektronik juga memiliki fungsi sebagai alat dokumentasi tertulis yang bisa dijadikan arsip maupun bukti yang bisa dipertanggungjawabkan. Fungsi utamanya surat adalah adanya bukti tertulis hitam di atas putih. Arsip atau kumpulan surat ini kemudian bisa dijadikan laporan yang akan digunakan sebagai pertimbangan dalam membuat keputusan. Perusahaan yang memiliki arsip surat secara teratur akan memiliki bahan kajian untuk mempelajari bagaimana pertumbuhan yang telah terjadi dalam perusahaan bersangkutan.
Untuk mendukung fungsi-fungsi tersebut, sebuah sistem persuratan perusahaan harus mumpuni. Persuratan elektronik semacam email yang sebagian besar orang gunakan seperti Gmail pun sebenarnya kurang bisa mendukung secara optimal dikarenakan fungsinya hanya sebatas mengirim, menerima, dan menyimpan surat. Sedangkan perusahaan juga butuh untuk melakukan pengkategoriaan surat dan pelacakan proses disposisi surat. Untuk menjawab kebutuhan perusahaan ini, dibutuhkan sebuah aplikasi persuratan atau aplikasi surat menyurat seperti aplikasi yang dikembangkan Integra Teknologi Solusi.
Isi Artikel
Keunggulan Aplikasi Surat Menyurat inOffice
Aplikasi persuratan dari Integra Teknologi solusi memiliki beberapa keunggulan yang bisa memudahkan pegawai dalam urusan surat menyurat. Apa saja keunggulannya?
-
Penomoran Otomatis
Fitur penomoran otomatis ini merupakan salah satu fitur yang terpenting pada aplikasi persuratan. Semua surat yang masuk akan secara otomatis diberikan nomor masing-masing untuk membedakannya dengan yang lain. Dengan sistem penomoran ini akan meminimalisir kesalahan penomoran, penomoran ganda, maupun pemalsuan surat.
-
Pelacakan proses disposisi
Aplikasi persuratan Integra Teknologi Solusi memungkinkan semua surat dicatat dan direkam secara historis semua proses dan aktifitasnya. Pelacakan ini juga sifatnya dan terkini. Hal ini memungkinkan semua surat bisa dilacak dan diketahui status terbarunya. Kesalahan – kesalahan human error seperti lupa dan terselip bisa dihindari kalau menggunakan aplikasi persuratan ini.
-
Kemananan Akses
Tidak perlu khawatir surat Anda hilang atau disalahgunakan. Aplikasi surat-menyurat Integra Teknologi Solusi ini bisa mengatur akses dari setiap penggunanya. Setiap aktifitas juga direkam sehingga Anda bisa tahu siapa-siapa saja yang telah merubah, mengganti, maupun menghapus surat.
-
Hadir pada berbagai platform
Aplikasi persuratan Integra Teknologi hadir dalam berbagai versi, seperti website dan mobile application pada Android maupun IOS. Jadi siapa saja bisa menggunakan aplikasi ini meski saling berbeda perangkat / device. Selain itu, user interface dan user experience dalam berbagai versi ini cenderung mudah digunakan siapa saja.
-
Berbasis Cloud
Semua surat yang masuk disimpan pada ruang penyimpanan berbasis cloud sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja asal ada internet. Jadi tidak ada alasan lagi untuk tidak bisa mendapatkan salinan atau ketinggalan file.
Semua keunggulan dan kemudahan ini telah terbukti bisa membantu kegiatan administrasi persuratan jauh lebih praktis dan efisien. Terbukti dari banyaknya perusahaan seperti BUMN maupun perusahaan swasta di Indonesia yang telah mempercayakan Integra Teknologi Solusi. Anda masih belum percaya? Konsultasikan saja dulu dengan kami di sini!
