Isi Artikel
Pengembangan aplikasi e surat adalah untuk mendukung dan meningkatkan kinerja organisasi/perusahaan yang intensitas proses surat-menyurat dan disposisinya cukup tinggi.
E-Surat integraOffice – Halo Sobat Office! Tentunya Anda semuanya sudah tahu, dengan berkembangnya zaman seperti sekarang ini, hampir semua aspek kehidupan kita mulai dari aspek sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum membutuhkan informasi yang cepat dan tepat.
Kebutuhan akan informasi tidak terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu, teknologi informasi dan komunikasi memegang peranan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik individu maupun non individu maupun dalam organisasi/perusahaan.
Dalam menjalankan kegiatan suatu organisasi/perusahaan dalam kegiatan perkantoran sehari-harinya akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pengambilan keputusan. Dalam hal ini adalah kegiatan yang rutin dilakukan adalah proses surat-menyurat.
Meski kita berada di era berbasis teknologi seperti saat ini, aktivitas surat-menyurat masih memegang peranan penting dalam kegiatan perkantoran di organisasi/perusahaan. Karena aktivitas surat-menyurat ini berpengaruh besar pada kelancaran kegiatan suatu organisasi perusahaan dalam mencapai target dan tujuannya.
Bagi organisasi/perusahaan, surat-menyurat sebagai alat komunikasi secara formal dan sebagai sumber informasi yang resmi dan terpercaya, bahkan memiliki kekuatan hukum. Surat juga memiliki fungsi sebagai bukti tertulis secara administratif, bukti historis, pedoman kerja, alat pengingat dan juga sebagai penanda naik turunnya kinerja suatu organisasi/perusahaan.
Peran teknologi informasi dalam tata kelola surat-menyurat
Nah dengan munculnya teknologi informasi digital yang semakin cepat perkembangannya sekarang ini, secara umum aktivitas dan proses surat-menyurat yang sebelumnya masih secara manual konvensional, lambat laun sudah mulai beralih dengan memanfaatkan teknologi digital yang ada.
Banyak sekali teknologi digital yang dapat dimanfaatkan dalam membantu aktivitas surat-menyurat di perkantoran, salah satunya adalah dengan pemanfaatan aplikasi perangkat lunak, yaitu Sistem Aplikasi Persuratan Digital, yang lebih dikenal dengan E-Surat atau E-Office Persuratan.
Aplikasi persuratan digital E-Surat ini memang dirancang dan dikembangkan dalam upaya membantu mempermudah proses surat-menyurat yang ada. Hadirnya aplikasi E-Surat ini menjadikan seluruh proses surat-menyurat, mulai dari surat masuk, proses disposisi dan pembuatan surat keluar, semuanya dilakukan secara elektronik dan sistematis dan tentu saja secara digital, sehingga organisasi/perusahaan dalam mengelola surat-menyuratnya lebih efektif dan efisien, sekaligus dalam proses monitoring persuratan dan pelaksanaan disposisi yang ada menjadi lebih mudah.
E-Surat solusi tepat masalah surat-menyurat dalam perkantoran
Pemanfaatan teknologi informasi dengan menggunakan aplikasi persuratan digital E-Surat ini juga bisa menjadi salah satu solusi yang tepat bagi organisasi/perusahaan yang mempunyai masalah dalam aktivitas persuratannya, terlebih dalam surat-menyurat secara manual.
Masalah-masalah yang sering muncul seperti; seringnya surat hilang, sulitnya untuk mencari surat, proses disposisi yang lambat, miskomunikasi dan miskoordinasi antar divisi, dll.
Dengan menggunakan aplikasi e-Office Persuratan digital ini semua permasalahan tersebut dapat diminimalkan dan bahkan bisa dihindari. Namun agar implementasi persuratan digital E-Surat ini bisa berjalan dengan baik, harus ada dukungan dari semua pihak yang terkait proses persuratan yang ada.
Mengapa harus E-Surat
Mengapa harus dengan E-Surat, tentunya Anda semua paham, karena jika organisasi/perusahaan mengimplementasikan aplikasi persuratan digital ini, akan banyak manfaat yang diperoleh, seperti contohnya:
- Dalam hal pengelolaan surat-menyurat yang jauh lebih mudah
- Kecepatan dalam mengolah informasi dari surat yang masuk hingga proses dan pelaksanaan disposisi
- Memudahkan dalam proses tracking/pencarian surat, dan pendistribusian serta disposisi pimpinan.
- Meningkatkan kinerja organisasi/perusahaan terutama dalam hal tata kelola persuratan dan disposisi
- Dan masih banyak lagi yang lainnya
Selain dari beberapa contoh di atas, aplikasi persuratan digital ini sudah mulai banyak pengembangbannya, dulu yang hanya dikembnangkan dalam bentuk Web, sekarang ini sudah banyak dikembangkan dalam bentuk Aplikasi Mobile, yang mana mudah diakses melalui smartphone masing-masing.
Dikembangkannya aplikasi e-Office persuratan digital versi aplikasi mobile ini tidak terlepas karena banyaknya kebutuhan dan kebiasaan masyarakat saat ini yang tidak bisa lepas Gadget.
Selain itu dari pengembangan aplikasi E-Surat adalah untuk mendukung dan meningkatkan kinerja organisasi/perusahaan yang intensitas proses surat-menyurat dan disposisinya cukup tinggi dan membutuhkan tanggapan yang mudah dan cepat.
Contohnya dapat memudahkan pejabat atau pimpinan dalam melakukan proses disposisi dan memonitoring atas pelaksanaan disposisi tersebut di mana pun pimpinan berada, sehingga proses disposisi atas surat yang masuk dapat terlaksana dengan segera. Yang tentu saja dapat menyingkat proses birokrasi.
Nah Sobat Office! Beberapa informasi di atas merupakan salah satu bentuk Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Tata Kelola Persuratan di mana aktivitas dan proses persuratan menjadi lebih efektif dan informasi yang yang dihasilkan dapat menunjang kegiatan organisasi/perusahaan dalam mencapai target dan tujuannya.
Bagi Anda yang masih penasaran dan ingin lebih jelas apa itu E-Surat?
Silakan klik di sini atau hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut atau dapatkan presentasi dari tim integraOffice secara GRATIS!
