integrasolusi.com – Kegiatan surat menyurat dalam suatu instansi maupun organisasi merupakan hal yang tak bisa dihindari. Hampir setiap hari, pasti ada sirkulasi surat masuk maupun keluar. Hal ini selanjutnya menuntut pihak-pihak terkait untuk memperhatikan kegiatan pengarsipan surat agar keberadaan arsip surat dikelola dengan baik.
Mengingat arsip adalah segala bentuk catatan aktivitas yang dilakukan organisasi maupun lembaga dalam berbagai bentuk, seperti dokumen, rekaman, dan sebagainya, maka keberadaannya perlu dijaga dengan baik. Kelak, keberadaan arsip akan memberikan berbagai manfaat bagi organisasi atau lembaga.
Isi Artikel
Manfaat Arsip
Arsip, termasuk di dalamnya pengarsipan surat, secara umum bermanfaat untuk menunjang segala bentuk kegiatan administrasi. Di samping itu, ia juga bisa menjadi alat untuk menentukan suatu keputusan penting, sumber informasi, bukti pertanggung-jawaban atas berbagai kegiatan yang telah dilakukan, dan sebagainya.
Melihat begitu pentingnya keberadaan arsip bagi suatu organisasi atau lembaga, maka kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar mestinya tak boleh diabaikan. Bahkan, bukan hanya untuk arsip surat, tetapi berbagai jenis arsip lainnya pun tetap harus diperhatikan dengan baik.
Aplikasi Arsip Surat
Jika biasanya pengelolaan arsip dilakukan secara manual, seiring berjalannya waktu kini arsip dapat dikelola secara lebih mudah dengan memanfaatkan sistem kearsipan digital. Bila dalam pengelolaan manual arsip perlu disimpan pada suatu tempat setelah sebelumnya dicatat dan mendapatkan kode, kini pengelolaan arsip tidak memerlukan ruang.
Aplikasi pengarsipan surat mampu mengelola berbagai surat sebagai arsip secara otomatis. Tentunya, surat yang dimaksud di sini berupa surat digital atau surat elektronik.
Oleh sebab itu, jika Anda, atau organisasi, atau lembaga, ingin terbebas dari kegiatan surat menyurat yang tidak menyenangkan, aplikasi persuratan seperti integraOffice Persuratan adalah salah satu solusinya.
Aplikasi ini termasuk sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis web, sehingga bisa diakses dari mana saja. Selain itu, IntegraOffice Persuratan juga bisa digunakan untuk mempersiapkan berbagai jenis surat resmi, mulai dari pembuatan, disposisi, hingga pengiriman kepada pihak-pihak terkait.
Selanjutnya, kegiatan pengarsipan surat digital yang dibuat bisa dilakukan secara otomatis dan mudah ditelusuri kembali. Begitu pula dengan surat-surat digital yang diterima, semuanya bisa dikelola sebagai arsip surat secara otomatis. Keberadaan aplikasi persuratan online ini benar-benar akan meringankan pekerjaan di bidang kearsipan. Silakan dicoba!
