Saat ini, dokumen atau berkas yang dimiliki oleh sebuah badan (baik itu perusahaan, lembaga, instansi, organisasi, maupun kampus) memiliki makna yang sangat penting. Di dalamnya terdapat berbagai informasi terkait badan yang memilikinya. Namun, tidak semua berkas yang ada bisa dimasukkan ke dalam pengarsipan surat.
Ini merupakan masalah pokok kearsipan yang kerap dialami. Proses pemilihan berkas untuk menentukan arsip dan non-arsip perlu dilakukan dengan cermat. Apa dasar hukum pengarsipan surat dan bagaimana aplikasi surat bisa membantu Anda dalam proses pengarsipan? Simak penjelasannya berikut ini!
Isi Artikel
Dasar Hukum tentang Pengarsipan Surat
Kearsipan di Indonesia telah diatur di bawah payung hukum yang kuat. Hal ini tertuang dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (sekarang sudah berubah menjadi UU No. 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan). Selain itu, ada juga dasar hukum kearsipan yang tercantum dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan.
Berbagai aturan mengenai arsip juga dijelaskan dalam beberapa pasal lain yakni:
- Keputusan Presiden No. 26 Tahun 1974 mengenai Arsip Nasional Republik Indonesia
- Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 199 mengenai Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen perusahaan
- Surat Edaran No. SE/01/1989 tentang cara Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip
- Surat Edaran No. SE/02/1983 mengenai Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip
- Peraturan Pemerintah No. 88 Tahun 1999 mengenai Tata Cara Pengalihan Dokumen perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi.
Lalu, apa pentingnya pengarsipan bagi sebuah perusahaan, lembaga atau instansi lainnya? Arsip memiliki fungsi sebagai pusat pengingat, sumber data, dan alat untuk pengawasan yang sangat dibutuhkan oleh setiap badan publik. Tujuannya untuk memudahkan perencanaan, analisis, pengembangan, merumuskan kebijakan, pengambilan keputusan, penyusunan laporan, hingga akuntabilitas sebuah kegiatan/aktivitas.
Bagaimana Aplikasi Arsip Surat Membantu Pengarsipan Surat Anda?
Untuk memudahkan Anda dalam proses pengarsipan surat, integraOffice hadir sebagai solusi. Tidak lagi menggunakan cara manual, sistem kearsipan integraOffice memanfaatkan teknologi digital yang tidak hanya menghemat ruang penyimpanan tapi memudahkan Anda menemukan kembali arsip yang ada.
Segera gunakan integraOffice dari PT Integra Teknologi Solusi untuk memudahkan proses manajemen surat termasuk pengarsipannya. Hubungi kami sekarang juga di sini!
