Administrasi yang rapi merupakan salah satu indikator keberhasilan sebuah bisnis. Dalam hal ini, surat-menyurat menjadi unsur tak terpisahkan dari tata kelola administrasi. Untuk memudahkan pengelolaan dokumen tersebut, pebisnis bisa menggunakan aplikasi surat masuk keluar.
Dengan aplikasi persuratan, tentunya pengelolaan lebih mudah dan praktis. Anda pun bisa berbagi informasi tertulis secara cepat kepada relasi terkait. Berikut ini pembahasan selengkapnya tentang aplikasi surat keluar masuk berbasis web maupun mobile.
Isi Artikel
Kendala Persuratan Manual
Sebagian pebisnis atau instansi masih menggunakan persuratan manual yang dianggap murah dan praktis. Padahal, persuratan manual kerap menimbulkan banyak masalah. Sebagai contoh, saat akan membuat disposisi, prosesnya berlangsung berhari-hari karena menunggu pimpinan tanda tangan.
Kendala lain yang biasanya muncul, yakni kesulitan melacak progres surat. Anda juga bisa mengalami ribetnya kolaborasi draft surat. Pasalnya, surat harus dikirim secara konvensional.
Dalam pencarian surat pun sering kali mengalami kerumitan karena surat sulit dilacak. Selain itu, kadang terjadi kesalahan penomoran yang mengakibatkan pengelolaan surat tidak beraturan.
Manfaat Mengelola Surat Masuk Keluar Menggunakan Aplikasi E Office
Manfaat menggunakan aplikasi e office untuk mengelola surat masuk dan surat keluar, salah satunya mempercepat pengiriman. Sebagai contoh, Anda ingin membuat surat keluar berupa pemberitahuan hari libur kepada semua karyawan. Dengan adanya aplikasi, pendistribusian surat dapat terkirim secara real-time.
Selain itu, mengatur surat keluar dan masuk dengan aplikasi bisa menghemat biaya administrasi. Pasalnya, Anda tidak membutuhkan tinta maupun kertas untuk membuat surat (paperless).
Aplikasi persuratan juga dapat menyimpan dokumen secara digital dengan fitur auto backup. Soal keamanan, aplikasi ini menyediakan pengaturan hak akses. Jadi, surat hanya boleh diakses oleh pihak yang telah disetujui oleh pengirim.
integraOffice, Aplikasi untuk Memudahkan Proses Pengelolaan Surat
Untuk memudahkan pengguna dalam mengelola surat keluar dan masuk, PT Teknologi Integra Solusi menawarkan integraOffice. Aplikasi ini memudahkan pengguna dalam membuat surat kapan saja dari berbagai lokasi. Selain itu, pengguna bisa melacak surat secara real time dari laptop maupun smartphone.
Adanya fitur penomoran surat otomatis di aplikasi integraOffice juga mengantisipasi duplikasi atau kesalahan. Dengan begitu, pengguna bisa bekerja secara cepat dan efektif mulai dari membuat hingga mendistribusikan surat.
Jadi, untuk Anda yang menginginkan kerapian administrasi, mulailah beralih menggunakan aplikasi surat masuk keluar. Dalam hal ini, integraOffice menjadi salah satu solusi terbaik untuk bisnis Anda. Yuk, berlangganan dan nikmati fitur-fiturnya!
