Pandemi memaksa sebagian besar instansi, khususnya pemerintahan, untuk mempercepat transformasi digital dalam segala lini. Salah satu bagian paling disorot adalah persuratan. Penerapan sistem persuratan elektronik jadi langkah pertama yang perlu dilakukan.
Apa pengertian persuratan elektronik, manfaat, dan alasan semua instansi membutuhkannya? Mari simak penjelasan berikut.
Isi Artikel
Pengertian Sistem Persuratan Elektronik
Sistem persuratan elektronik merujuk pada sistem berbasis digital yang digunakan untuk mempermudah aktivitas persuratan. Sistem ini merupakan bagian dari aplikasi E-Office yang mendukung efektivitas dan efisiensi administrasi perkantoran.
Persuratan elektronik hadir melalui web atau aplikasi mobile yang terhubung jaringan internet. Ini memudahkan penggunanya mengakses sistem persuratan kapan saja dan di mana saja. Tentu berbeda dengan sistem manual yang masih mengandalkan tumpukan kertas dokumen.
Manfaat Menggunakan Sistem Persuratan
Lantas, apa saja manfaat yang bisa dirasakan instansi ketika menerapkan sistem persuratan elektronik?
- Lebih menghemat tenaga dan waktu. Pasalnya, semua proses telah tercatat dalam sistem. Anda tidak usah bolak-balik mengirimkan file surat dengan cara manual saat mengerjakan surat bersama.
- Kemudahan mengakses arsip persuratan. Karena dokumen tersimpan aman secara digital, Anda dapat mengaksesnya sewaktu-waktu dengan mudah.
- Memangkas biaya operasional, terutama terkait anggaran belanja kertas, tinta printer, fotokopi, dan pengiriman dokumen.
- Mendukung kolaborasi, koordinasi, dan disposisi tugas secara cepat dan tepat. Risiko miskomunikasi dapat dihindari karena peredaran informasi bisa dilakukan real-time.
- Meningkatkan kinerja dan produktivitas. Anda tidak lagi dipusingkan dengan pekerjaan administrasi rutin. Semua cukup dilakukan dalam beberapa langkah saja sehingga Anda bisa mengerjakan hal lain yang lebih penting.
Mengapa Semua Instansi Butuh Persuratan Elektronik?
Sebagai bahan pertimbangan, berikut alasan mengapa semua instansi butuh sistem persuratan berbasis elektronik seperti integraOffice.
- Mempermudah kolaborasi penyusunan surat karena dapat dikerjakan dan disimpan langsung dalam aplikasi.
- Membantu proses disposisi surat lebih cepat. Cukup beberapa klik saja, surat dapat segera didisposisikan kepada pihak yang berkepentingan.
- Membangun sistem pencatatan surat yang rapi, sistematis, dan terintegrasi. Cukup ketikkan nomor surat atau nama surat, Anda bisa mencari dokumen yang dibutuhkan tanpa harus bongkar arsip satu per satu.
- Mudah menelusuri dokumen karena status surat bisa diakses secara real time. Mulai dari tanggal pembuatan, status terkini, revisi, persetujuan, sampai disposisi.
Sistem persuratan elektronik integraOffice menghadirkan solusi terbaik administrasi persuratan di semua instansi. Dengan aplikasi E-Office, kerja Anda lebih efektif dan efisien, biaya operasional pun bisa dipangkas.
Ayo, tingkatkan kinerja instansi Anda dengan menggunakan persuratan elektronik integraOffice! Hubungi kami di sini untuk informasi selengkapnya.
