Administrasi perkantoran selalu melekat dalam aktivitas instansi, apa pun bisnis yang dijalani. Salah satu yang paling menyita waktu dan tenaga adalah aktivitas surat-menyurat. Namun, kerepotan ini tidak akan dialami jika memakai aplikasi surat elektronik.
Lalu, bagaimana aplikasi surat ini bisa mendukung kegiatan persuratan di kantor?
Isi Artikel
Apa Itu Aplikasi Surat Elektronik?
Surat elektronik didefinisikan sebagai persuratan digital atau online yang diolah dengan aplikasi atau software berbasis internet. Aplikasi e-surat dapat dijadikan contoh proses persuratan modern yang membuat komunikasi tulisan secara real-time dan hemat biaya.
Lebih lanjut, aplikasi surat online juga lebih efektif dan efisien dalam menangani persuratan resmi. Meski Anda bisa saling berkirim pesan melalui aplikasi chat atau media sosial, sistem yang ada tidak sesuai untuk administrasi perkantoran. Surat yang Anda terima dan kirim pasti bercampur dengan pesan atau dokumen lain.
Aplikasi surat mampu menangani permasalahan tersebut dengan mengakomodasi semua proses persuratan. Kemudahan membuat surat elektronik dengan aplikasi ini harus dipandang mendesak demi efektivitas dan efisiensi kinerja instansi Anda.
Manfaat Aplikasi Surat Berbasis Elektronik
Jika Anda bertanya-tanya apa saja manfaat menggunakan aplikasi persuratan modern, ini jawabannya.
- Hemat tenaga dan waktu karena sistem telah merekam surat dan dokumen secara otomatis. Bahkan, Anda bisa mendistribusikannya pada satu waktu serta diterima rekan kerja saat itu juga.
- Pengarsipan surat lebih mudah. Anda dapat mengelompokkan surat pada arsip sesuai jenis dan relasi surat tersebut.
- Mudah mengakses arsip surat dan dokumen lain. Semua tercatat dalam sistem, aman, dan tidak akan terselip atau rusak.
- Menghindari terjadinya miskomunikasi karena informasi, disposisi surat, dan koordinasi dapat dilakukan lebih cepat.
Mudahnya Proses Persuratan dengan Aplikasi Surat E-Office
Aplikasi surat elektronik menyediakan berbagai fitur unik yang mempermudah Anda mengelola proses persuratan. Mulai dari pengelolaan surat serta disposisi masuk dan keluar, hingga informasi dan pengumuman penting.
Semua dikelompokkan sesuai tujuan dan fungsinya serta tersimpan rapi dalam aplikasi. Lalu, ada fitur tambahan yang menunjang semua proses persuratan, yaitu:
- Pembuatan draft surat
- Penelusuran atau tracking surat
- Penomoran otomatis
- Pencarian arsip surat.
Penerapan Aplikasi Surat integraOffice
Aplikasi surat integraOffice adalah pilihan tepat untuk membangun sistem persuratan yang sistematis, rapi, dan terintegrasi. Setiap surat dapat diakses real-time dengan notifikasi yang langsung muncul.
Penerapan aplikasi surat terbukti menguntungkan dari segala sisi. Penggunaan yang mudah dan ringkas menjamin kelancaran proses persuratan di kantor Anda. Jika Anda ingin bekerja lebih produktif, efektif, dan efisien, aplikasi surat digital integraOffice jawabannya. Kontak kami di sini untuk keterangan lebih lanjut.
