Mengelola surat-surat dalam sebuah bisnis, baik masuk maupun keluar, tidaklah mudah meski sepintas terlihat sebaliknya. Anda harus membuat penomoran yang cermat, pendistribusian dengan cepat, hingga penyimpanan yang aman dan tepat. Beruntungnya, kini telah ada aplikasi manajemen persuratan yang memudahkan aktivitas korespondensi bisnis yang tidak pernah berhenti.
Isi Artikel
Apa Itu Aplikasi Manajemen Persuratan?
Seperti namanya, aplikasi manajemen persuratan adalah sebuah aplikasi yang dapat membantu pengelolaan surat. Ranah pengelolaan yang dimaksud cukup beragam, antara lain pembuatan surat keluar, penerimaan surat masuk, pendistribusian surat, pengarsipan, hingga mengintegrasikannya dengan tanda tangan digital.
Aplikasi ini umumnya dibuat dalam versi website. Namun, melihat kebutuhan untuk manajemen persuratan yang lebih fleksibel dari ponsel, kini para penyedia juga turut menghadirkan versi mobile. Dengan demikian, Anda dapat mengirim, menerima, dan menandatangani surat dari mana saja dan kapan saja lebih praktis.
Apa Saja Manfaat Menerapkan Aplikasi Manajemen Persuratan?
Aplikasi persuratan memang memerlukan modal—sama seperti Anda memerlukan komputer, meja, kursi, dan berbagai aset lain untuk mendukung operasional bisnis. Namun, seperti aset lainnya pula, aplikasi ini memiliki berbagai manfaat yang akan berdampak pada bisnis Anda, baik secara langsung maupun tidak langsung dan dalam jangka pendek maupun panjang seperti berikut.
- Efisiensi biaya operasional yang biasa digunakan untuk keperluan surat-menyurat, seperti kertas, printer, tinta, stempel, amplop, biaya ongkos kirim, dan lain sebagainya.
- Efisiensi waktu disposisi karena dapat langsung dibagikan dengan cepat dan diakses oleh penerima yang dituju meski sedang tidak berada di kantor.
- Meminimalkan terjadinya human error seperti surat yang hilang, rusak, dan sebagainya.
- Mendukung karyawan bekerja lebih produktif untuk tugas-tugas yang lebih strategis untuk mencapai pertumbuhan dan target perusahaan.
Penerapan Aplikasi Persuratan
Aplikasi persuratan sebetulnya sudah ada sejak cukup lama, tetapi baru mulai digunakan selama beberapa tahun terakhir bahkan oleh perusahaan besar sekalipun. Tak cuma bisnis, instansi pemerintahan dan lainnya pun mulai ramai menggunakan sistem ini.
Kini, saatnya perusahaan Anda turut menerapkan aplikasi manajemen persuratan untuk bisnis yang berkembang lebih cepat. integraOffice menyediakan solusi aplikasi manajemen surat terbaik sesuai kebutuhan Anda. Segera hubungi tim kami untuk informasi selengkapnya.
