integrasolusi.com – Proses persuratan dan disposisi yang membutuhkan waktu lama menjadi masalah yang kerap terjadi pada perusahaan yang melakukan korespondensi dan disposisi secara manual atau tradisional. Tak hanya itu, perusahaan juga sulit melakukan pelacakan surat serta kolaborasi dengan tim yang tidak optimal. Inilah mengapa, perusahaan membutuhkan aplikasi surat masuk dan surat keluar agar proses persuratan lebih mudah.
Isi Artikel
Pengertian Aplikasi Surat
Aplikasi surat daring merupakan suatu sistem surat-menyurat dan disposisi yang dipakai untuk kegiatan persuratan di instansi atau perusahaan sehingga menjadi lebih praktis, mudah, dan cepat. Melalui aplikasi yang dikenal dengan sebutan eOffice ini, perusahaan dapat mengontrol surat keluar, laporan, disposisi, dan surat masuk.
Tak hanya itu, aplikasi persuratan juga membuat pimpinan dapat mengetahui progres surat perusahaan lebih cepat. Ini karena semua persuratan perusahaan telah berbasis digital dan tidak lagi harus disortir secara manual atau konvensional.
Pentingnya Menggunakan Aplikasi Surat
Sekarang ini, semua hal dituntut untuk serba cepat, termasuk dalam hal komunikasi antardivisi lain untuk urusan bisnis. Jika masih menggunakan sistem surat-menyurat secara manual, sudah pasti perusahaan akan membutuhkan waktu lebih lama pada hampir semua aspek persuratan.
Misalnya, penyimpanan surat secara manual membuat instansi harus mencari satu per satu jika surat dibutuhkan. Selain itu, surat yang disimpan secara konvensional juga rentan mengalami rusak dan hilang. Bahkan, kerahasiaan surat menjadi kurang terjaga karena dapat dengan mudah diakses pihak lain.
Menggunakan aplikasi surat masuk dan aplikasi surat keluar, perusahaan akan lebih mudah untuk menyimpan surat dan mencarinya jika diperlukan, dapat melakukan disposisi lebih cepat, serta surat tidak mudah hilang dan terjaga kerahasiaannya.
Kemudahan yang Didapat Jika Menggunakan Aplikasi Surat
Menggunakan aplikasi surat masuk dan surat keluar sudah pasti menawarkan banyak kemudahan untuk perusahaan, di antaranya:
- Pengaturan yang dinamis. Tidak ada batasan pengguna dan struktur maupun jabatan dapat diubah kapan saja melalui aplikasi.
- Dapat menyesuaikan dengan aturan tertentu di instansi. Tentunya, setiap perusahaan memiliki aturan maupun kebijakan persuratan tertentu.
- Dapat diintegrasikan dengan tanda tangan elektronik. Instansi tidak harus membubuhkan tanda tangan secara manual.
- Dapat diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ini karena kebutuhan satu perusahaan bisa jadi tidak sama dengan perusahaan lainnya.
Demikian tadi informasi seputar aplikasi surat serta pentingnya untuk sistem persuratan perusahaan. Semoga bermanfaat.
