integrasolusi.com – Aplikasi manajemen surat masuk dan keluar pada dasarnya sudah banyak digunakan di berbagai lembaga dan instansi di Indonesia. Adanya manajemen surat berbasis web ini memudahkan perusahaan atau lembaga yang menggunakannya untuk mengatur surat yang keluar dan yang masuk. Manajemen surat ini umumnya berguna dalam proses pembuatan, pengelolaan, pengulasan hingga penentuan tujuan pengiriman sebuah surat.
Meski begitu, masih banyak lembaga yang ternyata belum menerapkan aplikasi manajemen surat berbasis web ini. Apa saja manfaatnya untuk perusahaan, lembaga dan instansi yang menggunakannya?
Isi Artikel
Apa Itu Surat Masuk dan Surat Keluar?
Sebelum memahami apa itu aplikasi manajemen surat masuk dan keluar. Surat masuk merupakan semua surat yang diterima oleh sebuah perusahaan atau instansi dari pihak lain. Surat masuk bisa berasal dari departemen lain di instansi yang sama, bisa juga berasal dari instansi lain.
Sebaliknya, surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh sebuah instansi atau perusahaan kepada pihak lain. Surat ini bisa berada dalam jangkauan internal (dalam instansi yang sama) bisa juga dalam jangkauan eksternal (dengan pihak luar).
Beberapa surat yang masuk atau keluar ini ada yang berharga bahkan ada yang sifatnya rahasia. Karena itu, penanganan setiap surat harus dilakukan dengan baik. Selain dicatat, surat juga harus disimpan dan ditindaklanjuti. Dengan begitu akan lebih mudah ditemukan lagi jika Anda membutuhkannya suatu saat.
Apa Manfaat Aplikasi Manajemen Surat Masuk Berbasis Web?
Dulu pengelolaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan cara manual lewat buku catatan khusus. Surat juga membutuhkan tempat khusus untuk penyimpanan yang aman agar bisa ditemukan. Sayangnya, cara ini tidak cukup efisien karena memakan waktu. Selain itu, ada risiko surat akan mengalami kerusakan atau hilang.
Untungnya saat ini Anda bisa memanfaatkan aplikasi manajemen surat masuk dan surat keluar dari integraOffice. Beberapa manfaatnya antara lain adalah:
- Memudahkan proses disposisi karena surat dapat diakses di mana saja dan kapan saja.
- Keamanan dan kerahasiaan surat terjamin. Pengguna hanya bisa mengakses dengan password (harus ada persetujuan)
- Mudah, praktis dan hemat biaya
- Penyimpanan yang terpusat dan otomatis tidak hanya memudahkan akses, tapi juga memudahkan pencarian.
Ingin mendapatkan berbagai keuntungan aplikasi manajemen surat masuk dan surat keluar di atas? Hubungi kami sekarang juga!
