Aplikasi surat menyurat dinas menjadi solusi yang menjawab berbagai kebutuhan surat-menyurat di berbagai lembaga, instansi maupun perusahaan di Indonesia. Adanya aplikasi surat menyurat seperti integraOffice Persuratan memudahkan proses korespondensi surat dinas sekaligus pengelolaan hingga pengarsipan surat.
Apa saja manfaat aplikasi surat-menyurat dinas dalam tata kelola surat menyurat? Bagaimana Anda bisa mengaplikasikannya di lembaga, instansi atau perusahaan Anda?
Isi Artikel
Manfaat Aplikasi Surat Menyurat Dinas
Surat dinas merupakan jenis surat yang berisi berbagai informasi kedinasan termasuk penyampaian naskah dinas atau barang, pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan hal kedinasan lain kepada pihak luar.
Menurut KBBI, surat dinas merupakan surat yang dikirimkan secara langsung oleh kantor pemerintahan dan biasanya bebas biaya. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI menyebutkan bahwa surat dinas merupakan alat komunikasi resmi yang memiliki kekuatan hukum.
Selain itu, surat dinas dalam instansi, lembaga, organisasi maupun perusahaan bisa dijadikan sebagai bukti historis yang mengingatkan akan kegiatan yang pernah dilakukan oleh lembaga terkait. Karena perannya yang sangat penting, dibutuhkan aplikasi surat-menyurat yang mendukung.
Adanya aplikasi surat-menyurat dinas akan memudahkan lembaga terkait yang menggunakannya untuk:
- Penomoran surat. Surat dinas biasanya disertai dengan nomor yang menjadi bukti bahwa surat tersebut resmi. Aplikasi surat-menyurat akan membantu Anda melakukan penomoran sehingga tidak terjadi kesalahan apalagi penomoran ganda yang akan merugikan.
- Memudahkan pencatatan. Semua surat yang masuk harus dicatat, terutama surat penting yang perlu ditindaklanjuti. Pencatatan juga akan memudahkan Anda menemukan kembali surat yang dibutuhkan.
- Sistem pengarsipan yang aman. Surat juga bisa dijadikan pedoman dalam bentuk perintah atasan atau keputusan tertulis seperti memorandum. Surat seperti ini harus diarsipkan di lokasi yang aman sehingga lembaga terkait bisa menemukannya lagi dengan mudah jika membutuhkannya.
Bagaimana Cara Penerapan Aplikasi Surat Menyurat Dinas?
Saat ini Anda bisa menggunakan aplikasi surat-menyurat untuk keperluan dinas dengan lebih mudah bersama integraOffice. Dengan e-Office, proses korespondensi akan jadi lebih mudah karena proses disposisi bisa dilakukan dari mana saja. Proses penomoran hingga pengarsipan pun semakin optimal dan minim human error. Hubungi kami sekarang juga untuk menerapkan solusi aplikasi surat sesuai dengan kebutuhan lembaga Anda!
