Bagi kamu yang akrab dengan kehidupan kantor tentu tidak asing dengan lembaran bernama surat. Sebagai media komunikasi tertulis, surat ternyata ada yang disebut surat intern dan ada juga surat ekstern. Lantas, apakah itu?
Isi Artikel
Pengertian Surat Internal
Surat intern adalah surat yang dibuat dan ditujukan untuk pihak di dalam perusahaan itu sendiri. Hal ini tentu berbeda dengan surat ekstern yang berfungsi untuk korespondensi dengan pihak luar perusahaan tersebut.
Permasalahan Persuratan Perusahaan
Aktivitas pembuatan surat di perusahaan nyatanya tidak luput dari berbagai masalah terutama jika masih dilakukan secara konvensional. Misalnya, birokrasi yang panjang, progres surat yang tidak terlacak dengan baik, hingga tidak efektifnya kolaborasi draft lantaran harus berkirim file secara manual.
Proses Pembuatan Surat Internal
Kendati ditujukan kepada pihak internal perusahaan itu sendiri, pembuatan surat intern tetaplah membutuhkan alur kerja yang terstruktur. Lebih jelasnya, berikut adalah tahapan pembuatan surat internal di perusahaan.
- Permintaan approval kepada kepala divisi oleh sekretaris divisi atas draft yang telah dibuat.
- Pengecekan dan persetujuan draft oleh kepala divisi. Jika disetujui, draft diserahkan ke direktur teknis. Namun jika ditolak, draft dikembalikan ke sekretaris divisi untuk direvisi sampai disetujui.
- Pengecekan dan persetujuan surat oleh direktur teknis. Kemudian, surat diserahkan ke direktur utama untuk ditandatangani. Dalam hal ini, sekretaris direktur teknis juga melakukan pemantauan terhadap surat tersebut.
- Setelah surat ditandatangani, sekretaris divisi melakukan pembubuhan nomor surat pada surat tersebut, lalu mengirimnya ke pihak penerima surat.
Pembuatan Surat Intern dengan Aplikasi Persuratan
Berbeda dengan cara manual, pembuatan surat dengan aplikasi persuratan online bisa dilakukan dengan lebih cepat, mudah, dan praktis. Aplikasi yang bisa kamu gunakan misalnya E-Office integraOffice. Aplikasi besutan PT Integra Teknologi Solusi ini menawarkan sejumlah kemudahan dalam pengelolaan surat.
Dengan E-Office, pengurusan surat bisa dilakukan melalui perangkat desktop maupun mobile sehingga bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja. Alhasil, kolaborasi draft bisa berjalan lebih efisien karena sekretaris tidak perlu mondar-mandir untuk meminta persetujuan dan revisi.
Nah, itulah penjelasan tentang pengertian surat intern, proses pembuatannya, serta aplikasi yang bisa mempermudah pengelolaannya. Semoga membantu.
Sumber Referensi:
https://www.merdeka.com/jatim/berbagai-jenis-surat-beserta-pengertian-fungsi-dan-ciri-cirinya-kln.html
