Istilah disposisi tentu tidak asing bagi Anda khususnya yang berkecimpung di lingkungan kantor. Disposisi sendiri merupakan instruksi atau informasi dari pimpinan untuk menindaklanjuti surat dinas. Jika masih pakai cara konvensional, pengurusan disposisi surat masuk dan keluar sering kali menimbulkan berbagai permasalahan.
Isi Artikel
Masalah-Masalah dalam Disposisi Persuratan
Saat pimpinan ingin melakukan disposisi surat, masalah-masalah berikut mungkin saja terjadi:
Lambatnya surat ke tangan staf– Surat yang akan didisposisi lambat sampai ke staf lantaran pengurusannya dilakukan secara manual.
Pimpinan sering tidak berada di ruangannya – Karena tingginya mobilitas, pimpinan kerap kali tidak ada di tempat sehingga disposisi surat sulit dilakukan.
Surat terselip – Saking banyaknya surat yang menumpuk untuk di-disposisi, bisa saja surat tersebut kemudian terselip sehingga tidak terbaca.
Kesulitan dalam melacak disposisi – Disposisi yang telah dibuat sulit dipantau sehingga progresnya sulit diketahui.
Sulitnya disposisi karena work from home – Karena pekerjaan dilakukan di lokasi yang berbeda, atasan akan sulit menemui bawahan untuk mendisposisi surat.
Aplikasi yang Memudahkan Proses Disposisi Surat
Supaya berbagai permasalahan di atas bisa disingkirkan, Anda bisa menjajal aplikasi disposisi surat untuk memudahkan pengelolaan disposisi surat secara digital. Jangan khawatir karena integraOffice telah menghadirkan aplikasi tersebut, yaitu integraOffice Persuratan.
Dengan disposisi online dari integraOffice, pimpinan bisa mendisposisi surat dari mana saja meski sedang tidak berada di kantor. Asal terhubung ke internet, disposisi bisa dilakukan dari perangkat mana pun baik melalui aplikasi Android, iOS, ataupun website. Tidak ada lagi risiko surat terselip karena prosesnya dilakukan secara digital tanpa menggunakan kertas.
Selain itu, pimpinan juga bisa langsung menerima notifikasi begitu ada surat yang perlu didisposisi. Karena dikelola dari aplikasi, disposisi surat masuk dan keluar pun bisa terpantau dengan baik sehingga bisa diketahui progresnya secara real time.
Masalah yang Dapat Diatasi dengan Aplikasi Persuratan
Selain masalah disposisi, aplikasi surat masuk dan keluar dari integraOffice juga dapat mengatasi sejumlah masalah lain. Sistem penomoran yang ribet bisa langsung teratasi karena prosesnya dilakukan secara otomatis. Selain itu, risiko kehilangan data karena bencana pun bisa diminimalkan karena data disimpan di server dengan back-up harian.
Nah, demikianlah penjelasan tentang masalah disposisi surat masuk dan keluar yang bisa diatasi dengan aplikasi persuratan online. Semoga bermanfaat.
