integrasolusi.com – Perusahaan atau organisasi yang sudah beroperasi lama harus menetapkan perlakuan terhadap arsip lama: dihancurkan atau dibuat permanen. Caranya adalah dengan menentukan Jadwal Retensi Arsip Surat (JRA). Proses penyusutan ini memiliki banyak fungsi penting sehingga Anda harus berhati-hati dalam menerapkannya.
Isi Artikel
Pengertian Retensi Arsip Surat
Retensi Arsip Surat adalah proses menyimpan atau menahan arsip lama secara permanen. Tujuannya adalah memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memiliki dokumen untuk perbandingan, bukti, atau pedoman.
Karena perusahaan dan organisasi berurusan dengan banyak surat, volume arsip bisa membengkak. Penyimpanan surat penting pun menjadi sulit jika tidak ada proses pengurangan. Jadwal Retensi Arsip Surat pun diterapkan untuk melakukan penyusutan secara berkala agar selalu ada tempat untuk arsip lama.
Dasar Hukum Proses Retensi Arsip Surat
Retensi Arsip Surat telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Setiap departemen dan badan pemerintah juga memiliki peraturan tentang retensi arsip. Hal ini menjadi pedoman hukum untuk memangkas arsip lama secara teratur dan seizin kepala negara.
Setiap badan formal harus memiliki jadwal untuk menyeleksi arsip dan menentukan mana yang harus dibuang serta disimpan permanen. Contohnya adalah arsip terkait kepegawaian, korespondensi, tata usaha, informatika, bukti transaksi, dan sebagainya.
Pedoman kearsipan juga memberi petunjuk untuk menjaga keamanan saat menyeleksi dan memindahkan arsip. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan jasa Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Layanan Jadwal Retensi Arsip Surat lembaga ini terbuka untuk organisasi dan perusahaan yang membutuhkan.
Manfaat Retensi Arsip
Kegunaan retensi arsip adalah memastikan bahwa badan formal memiliki dokumen penting untuk mendukung berbagai kegiatan. Contohnya adalah proses audit, investigasi, pembuktian, perbandingan, dan evaluasi. Proses seleksi terjadwal akan mengurangi volume arsip sehingga selalu ada tempat untuk surat dan dokumen penting.
Retensi surat juga memudahkan perusahaan dan organisasi untuk menentukan status dokumen. Misalnya, perusahaan bisa menentukan dokumen apa yang masih aktif dan yang tidak lagi berlaku.
Anda bisa memudahkan proses surat-menyurat dengan mengadopsi teknologi integraOffice Persuratan. Sistem persuratan daring ini memudahkan proses penomoran, pengarsipan, dan pencatatan dalam surat-menyurat resmi. Buat aktivitas persuratan seperti retensi arsip surat lebih mudah dengan integraOffice Persuratan.
