integrasolusi.com – Setiap organisasi atau perusahaan wajib melakukan dokumentasi atas segala aktivitas yang dilakukan. Meskipun hal ini penting dilakukan untuk memastikan keberlangsungan operasional organisasi, nyatanya banyak yang mengalami kesulitan melakukannya dengan konsisten. Aplikasi pembuat dokumen adalah alat yang bisa digunakan untuk mempermudah tugas dokumentasi seperti ini.
Isi Artikel
Macam-macam Aplikasi untuk Dokumentasi
Aplikasi dokumentasi organisasi melakukan automasi pembuatan dokumen yang diperlukan. Hal ini meningkatkan efektivitas aplikasi lain yang mungkin sudah Anda gunakan, seperti aplikasi Microsoft Word. Organisasi Anda pun akan berjalan dengan lebih efisien karena tuntutan administratif pun berkurang drastis. Ada beberapa aplikasi dokumentasi yang perlu Anda ketahui, seperti:
1. Aplikasi Pembuat Surat
Masalah persuratan adalah masalah yang umum dihadapi organisasi. Sangat sulit melacak korespondensi-korespondensi yang dilakukan oleh organisasi tanpa sistem digital. Aplikasi semacam ini akan membantu Anda membuat surat online menomori surat secara otomatis, memeriksa disposisi surat, dan juga memonitor pergerakan surat secara real-time. Contoh aplikasi semacam ini adalah integraOffice Persuratan.
2. Aplikasi Edit Dokumen
Melakukan pekerjaan secara berkelompok bukanlah hal baru di sebuah organisasi. Saat ini, ada aplikasi dokumen yang memungkinkan anggota kelompok untuk mengerjakan sebuah dokumen bersamaan secara online. Selain menggunakan desktop computer, Anda pun bisa mengakses aplikasi semacam ini melalui mobile devices. Contoh populer aplikasi semacam ini adalah Google Docs.
3. Aplikasi Pembuat Invoice
Jika kantor Anda bergerak di bidang penjualan jasa atau produk, penerbitan invoice resmi merupakan hal yang penting. Terdapat aplikasi yang bisa membantu Anda membuat invoice secara otomatis. Aplikasi invoice tidak hanya membantu Anda membuat dokumen ini dengan cepat. Selain menjaga konsistensi format, Anda juga bisa melacak transaksi penjualan dengan lebih mudah.
Aplikasi Persuratan Serba Bisa
Dengan menggunakan satu aplikasi manajemen surat kantor saja, Anda bisa mengerjakan berbagai tugas. Aplikasi semacam ini bisa membantu membuat surat korespondensi dengan organisasi lain, mengeluarkan invoice atau nota pembelian, hingga dokumen bertanda tangan digital. Aplikasi semacam ini bisa mendukung e-sign agar dokumen mudah diverifikasi.
Aplikasi pembuat dokumen surat dan berbagai macam bentuk dokumen lainnya akan membantu produktivitas organisasi secara signifikan. Semua proses terjadi otomatis sehingga risiko ketinggalan informasi terbaru menjadi semakin kecil. Program semacam ini mendukung program lainnya yang mungkin sudah Anda gunakan sehari-hari, seperti aplikasi Microsoft Office.
