integrasolusi.com – Salah satu hal penting dalam kegiatan pengelolaan surat adalah proses pembuatan kode klasifikasi surat. Hal ini akan memudahkan pengelola atau para arsiparis untuk menyimpan surat sesuai dengan kategorinya.
Jika suatu surat atau dokumen penting disimpan tanpa kode klasifikasi, maka kelak akan sulit ditelusuri keberadaannya ketika dibutuhkan kembali. Di samping itu, jika surat atau dokumen tersebut berhubungan dengan satu rangkaian kegiatan atau kejadian, tanpa kode klasifikasi, akan membuat arsip menjadi tidak utuh.
Sayangnya, masalah klasifikasi surat masih kerap terjadi akibat kesalahan dalam penulisan kode klasifikasi atau nomor surat. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal.
Isi Artikel
Penyebab Kesalahan Kode Klasifikasi
Kegiatan surat menyurat yang masih dilakukan secara manual menjadi salah satu penyebab munculnya masalah klasifikasi surat. Apalagi dalam suatu instansi yang memiliki arus persuratan padat, seorang arsiparis atau petugas pengelola surat akan semakin rawan melakukan kesalahan.
Banyaknya jenis surat, ditambah beragamnya pengklasifikasian surat, tentu akan membuat pihak pengelola kewalahan, jika kegiatan surat menyurat masih manual. Maka dari itu, salah satu solusi untuk mengatasinya adalah dengan mengubah sistem persuratan yang manual menjadi digital.
Dampak Kesalahan Kode Klasifikasi Surat
Walau tampak remeh, proses pengklasifikasian surat merupakan hal penting yang harus dilakukan instansi. Bahkan, jika sering terjadi kesalahan dalam penulisan kode surat, dampaknya bisa sangat fatal.
Selain surat-surat tersebut akan sulit dilacak, berbagai surat penting yang dikelola dengan kode klasifikasi yang salah juga dapat mengubah suatu keputusan. Hal itu terjadi karena informasi pada surat tersebut tidak sampai kepada pihak tujuan yang tepat. Bahkan, bisa saja informasi surat yang bersifat rahasia menjadi tersebar.
Solusi Atasi Kesalahan Kode Surat
Seperti yang telah disebutkan, salah satu solusi untuk menghindari kesalahan dalam penulisan kode surat ialah mengubah sistem persuratan. Kini saatnya setiap instansi beralih dari sistem manual ke digital. Sistem ini akan memberikan kemudahan dalam pengelolaan surat, karena semua terbitan tersimpan dalam database digital.
Aplikasi E Office Persuratan bisa menjadi pilihan yang tepat untuk menunjang kegiatan surat menyurat secara digital. Ada berbagai keunggulan yang ditawarkan, seperti penomoran surat otomatis, yang dapat memastikan penulisan kode klasifikasi surat benar-benar tepat. Segera hubungi kontak kami untuk mendapat berbagai keunggulan lainnya.
