integrasolusi.com – Sistem pengelolaan dokumen (Document Management System) masa kini tidak lagi dilakukan secara manual. Teknologi seperti Optical Character Recognition (OCR) telah diterapkan di berbagai aplikasi DMS. Apa saja manfaat OCR dan mengapa Anda harus menerapkannya dalam dunia kerja atau bisnis?
Isi Artikel
Pengertian Sistem Pengelolaan Dokumen
DMS atau Document Management System adalah proses yang melibatkan pengenalan, pengelolaan, dan penyimpanan dokumen dalam bentuk database. Ketika berbagai perusahaan merangkul teknologi digital dan prinsip paperless, DMS berfokus pada pembuatan database digital.
Dalam DMS, dokumen dikelompokkan berdasarkan berbagai kategori yang relevan dan memudahkan bagi mereka yang membutuhkannya. Contohnya adalah pengelompokkan berdasarkan tingkat urgensi, kerahasiaan, pengguna, pembahasan, dan sebagainya.
Komponen dalam Pengelolaan Dokumen
Sistem pengelolaan dokumen melibatkan beberapa komponen, yaitu:
-
Metadata
Metadata adalah informasi yang ikut tersimpan bersama dokumen. Dalam dokumen digital, metadata termasuk ukuran data, waktu dan tanggal penyimpanan, format, dan nama dokumen.
-
Pemindaian/Penangkapan Dokumen
Proses pemindaian atau penangkapan dilakukan terhadap dokumen fisik agar informasinya bisa disimpan secara digital. Proses ini menggunakan teknologi pengenalan karakter optik alias OCR yang mengubah gambar menjadi file teks digital.
-
Proses Indeks
Proses indeks merupakan klasifikasi data sesuai kategori tertentu agar mudah ditemukan. Indeks membuat pengelolaan dan pencarian data menjadi lebih mudah dan cepat.
-
Penyimpanan
Data digital harus disimpan di tempat aman sekaligus mudah diakses bagi yang membutuhkan. Contohnya adalah sistem cloud dan aplikasi manajemen dokumen seperti integraOffice yang memberi akses hanya kepada pengguna spesifik.
-
Pencarian, Penarikan, Distribusi
Pencarian, penarikan, dan distribusi merupakan tiga aktivitas harian umum terkait dokumen. Penggunaan teknologi OCR DMS berguna untuk menciptakan klasifikasi dan pendataan yang rapi sehingga ketiga aktivitas tersebut berjalan lancar.
OCR dalam Sistem Pengelolaan Dokumen
OCR membantu membaca file foto atau dokumen hasil scan sehingga mengurangi kebutuhan input data dokumen secara manual untuk dijadikan file docx atau ms word. Hal ini menghemat waktu dan tenaga sehingga Anda bisa fokus ke aspek bisnis yang lain. Proses ini juga mempercepat penyimpanan dokumen sebagai file digital dan mengurangi risiko kesalahan.
Salah satu penerapan OCR dalam sistem pengelolaan dokumen adalah lewat integraOffice. Sistem pengelolaan dokumennya menerapkan teknologi OCR untuk kerja lebih efisien. Gunakan integraOffice sebagai metode manajemen dokumen yang lebih efisien dan canggih.
