integrasolusi.com – Sistem pengarsipan mungkin tampak sepele, namun tidak sedikit yang akhirnya dibuat pusing karena cara mengarsip surat yang salah dan tidak tepat. Mulai dari surat-surat yang tertumpuk, sampai terselip entah ke mana, mencari surat menjadi hal yang rumit dan memakan waktu. Nah, bagaimana menghindari surat hilang? Simak tips dan trik aman dan sederhana berikut ini.
Isi Artikel
Tips dan Trik Menghindari Surat Hilang
-
Lakukan Pencatatan
Untuk surat-surat yang masuk atau diterima, sebaiknya lakukan pencatatan secara rapi. Pada pencatatan tersebut, beri keterangan tanggal diterima, waktu, pengirim, dan nama penerima. Untuk memudahkan pencarian, sebaiknya gunakan kode untuk setiap surat baru yang datang.
-
Filing Management
Setelah dilakukan pencatatan, terapkan sistem pengarsipan yang tepat dan sesuai dengan tata simpan dan pengelompokan surat menggunakan kode. Sebaiknya kategorikan surat-surat yang masuk, misalnya dengan kode huruf untuk nama pengirim, diikuti dengan kode tanggal.
Anda juga bisa menggunakan kode spesial berdasarkan tipe atau jenis surat. Simpan pada filing cabinet yang berbeda.
-
Pendistribusian dan Penggunaan Dokumen
Problem selanjutnya adalah pendistribusian atau penggunaan dokumen. Pastikan surat yang bisa diakses oleh banyak orang memiliki registrasi khusus. Misalnya, apabila surat dipinjam untuk suatu keperluan dan harus dikeluarkan dari filing cabinet.
Dengan adanya pengarsipan surat masuk dan surat keluar, Anda bisa tahu kapan surat akan dikembalikan dan siapa yang meminjam surat.
-
Manfaatkan Aplikasi Arsip Digital
Anda bisa menghemat waktu dan tenaga untuk melakukan itu semua menggunakan Sistem Persuratan Online. Aplikasi Persuratan Online menjadi solusi tepat untuk intensitas persuratan yang tinggi.
Dibandingkan melakukan semuanya secara manual, aplikasi arsip surat berbasis web akan mengurangi menumpuknya surat dan meminimalkan risiko hilangnya surat.
E Office Persuratan
Sistem Persuratan Online tidak hanya akan membantu Anda dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar, tapi juga mengurangi penggunaan kertas. Kebutuhan kantor lain seperti printer, tinta, dan ATK lainnya pun akan banyak berkurang.
Aplikasi arsip digital ini bisa Anda dapatkan melalui E Office Persuratan dari integraOffice. Sistem surat digital membuat sistem surat-menyurat menjadi lebih rapi, simpel, aman, dan efisien. Pastikan usaha Anda menjadi lebih terdepan dengan E Office Persuratan dari integraOffice. Hubungi integraOffice melalui tombol WhatsApp yang ada di pojok kanan bawah halaman.
