integrasolusi.com – Surat-menyurat menjadi hal yang tidak bisa lepas dari kegiatan rutin suatu perusahaan, instansi, badan usaha, organisasi, dan lainnya. Namun, tidak sedikit yang masih mengalami kesulitan dalam pembuatan surat. Berikut ini tips dan trik jitu dalam struktur penulisan surat yang baik dan benar.
Isi Artikel
Langkah-langkah Menulis Surat yang Benar
Nama dan Informasi Kontak
Format surat yang benar adalah dengan menuliskan nama Anda atau nama perusahaan terlebih dahulu di sudut kiri atas. Setelah itu, cantumkan alamat di bawahnya.
Tulis Tanggal
Di sudut kiri atas juga, cantumkan tanggal surat ditulis. Berikan jarak dengan nama dan informasi kontak tadi. Sebaiknya, tanggal disesuaikan dengan tanggal surat dibuat. Hal ini untuk menghindari respons lambat dari penerima.
Nama Penerima
Cara membuat draf surat selanjutnya adalah menulis atau mengetikkan nama penerima. Sebaiknya, cantumkan pula gelar resmi mereka. Di bawah nama penerima, ketik jabatan dan nama perusahaan mereka, serta alamat perusahaan. Anda bisa mencari tahu alamat yang benar melalui website resmi perusahaan mereka.
Kata Sapa
Gunakan kata sapa yang sopan dalam surat. Pertimbangkan menggunakan kata sapaan seperti Bapak atau Ibu, diikuti nama lengkap mereka. Tuliskan kata sapaan di bawah keterangan nama penerima, yaitu di sisi kiri.
Isi Surat
Di bawah kata sapaan, mulai isi surat. Sebaiknya perkenalkan diri Anda terlebih dahulu pada paragraf pertama. Kalimat selanjutnya adalah tujuan Anda menulis surat. Pada paragraf kedua, jelaskan lebih detail tujuan tadi.
Di akhir paragraf, sampaikan tujuan tadi secara singkat serta bagaimana Anda ingin penerima merespons surat. Misalnya, “Saya tunggu kabar dari Anda sesegera mungkin.”
Tanda Tangan
Di akhir surat, berikan kata penutup seperti “Hormat kami,” atau “Salam hangat.” Di bawah salam penutup tadi, bubuhkan tanda tangan dan nama lengkap Anda. Anda juga bisa menambahkan kontak Anda seperti nomor telepon, alamat email, atau alamat.
Aplikasi Pembuat Surat
Tahukan Anda bahwa saat ini ada aplikasi yang bisa membantu pembuatan berbagai dokumen, termasuk surat? Aplikasi dari integraOffice Persuratan mampu membuat surat secara otomatis, memeriksa disposisi surat, dan juga memonitor pergerakan surat secara real-time.
Aplikasi ini juga merupakan aplikasi surat masuk dan surat keluar sehingga pengarsipan surat dapat dilakukan secara digital, aman, cepat, rapi, dan efisien. Aplikasi Persuratan Online ini bisa melacak surat dengan mudah. Dapatkan semua kemudahan ini dengan mengunjungi integraOffice di sini.
