integrasolusi.com – Saat berurusan dengan dokumen atau surat penting, tentu penyimpanan yang baik dan aman sangat vital. Sayangnya tidak semua orang atau kantor bisa menyimpan surat dengan benar. Misalnya, di rumah, banyak orang yang kehilangan atau lupa meletakkan dokumen penting seperti sertifikat rumah, ijazah, kartu keluarga, atau polis asuransi.
Berikut ini beberapa cara menyimpan surat dan dokumen dengan baik dan aman.
Isi Artikel
Cara menyimpan surat dan dokumen dengan baik dan aman
-
Memiliki Salinan atau Copy
Sebelum menyimpan dokumen dan surat penting, pastikan Anda memiliki fotokopi untuk setiap surat tadi. Siapkan fotokopi setiap dokumen tidak kurang dari sepuluh salinan. Dengan adanya fotokopi, Anda tidak perlu mengeluarkan surat asli apabila fotokopi saja sudah cukup. Salinan ini juga akan sangat berguna saat dokumen hilang.
-
Gunakan Buku atau Binder Transparan
Dengan buku atau binder transparan, surat atau dokumen yang dicari bisa ketemu dengan lebih cepat dan mudah. Anda tidak perlu membuka satu per satu map penyimpanan. Tambahkan juga label pada binder atau buku transparan sebagai indeks untuk mencari surat yang dimaksud.
-
Simpan Dalam Satu Rak
Masukkan semua dokumen atau surat penting dalam satu rak dan dalam satu tas. Meletakkan semua dokumen dan surat penting dalam satu tempat, memudahkan saat mencari. Selain itu, hal ini juga berguna saat terjadi keadaan darurat. Anda hanya perlu mengambil satu tas untuk mengamankan banyak dokumen penting.
-
Simpan Secara Digital
Salah satu cara paling aman dan efisien menyimpan surat adalah dengan arsip digital. Anda cukup men-scan dokumen dan surat tadi kemudian menyimpannya di perangkat seperti laptop, komputer, ponsel, atau flashdisk.
Namun, kemungkinan data rusak atau hilang masih ada. Jadi, sebaiknya gunakan aplikasi persuratan online. Dengan mengandalkan aplikasi, Anda tidak perlu khawatir data hilang dan masih bisa mengaksesnya kapan pun dan di mana pun.
Aplikasi penyimpan surat perkantoran secara digital dari integraOffice akan membantu Anda menyimpan surat dan dokumen dengan lebih rapi, aman, dan efisien. Anda pun bisa mengategorikan surat menggunakan aplikasi dari integraOffice ini. IntegraOffice juga menjaga kerahasiaan dokumen dan surat penting Anda. Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi integraOffice sekarang juga.
