integrasolusi.com – Kian majunya teknologi membuat tata pengelolaan dokumen perusahaan pun makin bervariasi. Otomatis, faktor yang memengaruhi pengelolaan dokumen pun menjadi lebih kompleks. Bagaimana pun tingkat kesulitannya, semua anggota perusahaan, terutama koordinator dan anggota departemen kearsipan tetap harus mempelajarinya.
Isi Artikel
Sederet Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen
Sebelum memutuskan cara pengelolaan dokumen yang tepat bagi perusahaan Anda, ketahui dahulu beberapa faktor penting di bawah ini:
1. Jenis usaha atau industri yang dijalankan perusahaan
Faktor utama yang harus diperhatikan adalah jenis dan sifat dari perusahaan atau organisasi yang sedang Anda jalankan. Pastikan jenis usaha atau industri yang sedang dikelola supaya Anda bisa memilih cara pengelolaan dokumen dengan bijak. Semakin besar dan multinasional perusahaan Anda, tentunya akan semakin kompleks manajemen dokumen yang diterapkan.
2. Lokasi perusahaan secara geografis
Jangan lupakan faktor yang satu ini karena letak geografis suatu perusahaan juga dapat menentukan metode manajemen kearsipan yang sesuai. Contohnya, perusahaan atau badan usaha di daerah terpencil hanya perlu metode pengelolaan dokumen sentralisasi atau metode yang lebih terfokus pada departemen kearsipan saja.
3. Sarana dan prasarana di sektor kearsipan
Sarana serta prasarana juga bisa menjadi salah satu faktor yang memengaruhi pengelolaan dokumen. Contohnya, fasilitas lemari arsip, folder-folder, brankas, atau sistem pengelolaan dokumentasi secara digital yang dapat menunjang perusahaan. Tentunya, semakin modern metodenya, kian efisien pula performa kerja perusahaannya.
Baca juga: Menyimpan Dokumen Kantor Lebih Praktis dengan Aplikasi DMS
Dampak dari Faktor-Faktor yang Memengaruhi Manajemen Dokumen
Dapat dibayangkan perusahaan tanpa metode kelola dokumen yang baik, sudah pasti akan memberikan dampak buruk kepada seluruh bagian perusahaan itu sendiri. Misalnya, dokumen perusahaan yang bocor kerahasiaannya atau mengalami kerusakan karena musibah yang tidak dapat dicegah. Masalah-masalah itu nyata tetapi akan membuat mekanisme perusahaan terpuruk.
Selain itu, pengelolaan dokumentasi yang bersifat terlalu konvensional juga dapat membuat perusahaan mengalami over budget. Untuk itu, dibutuhkan sistem pengelolaan dokumen yang lebih modern dan efisien.
Lalu, bagaimana solusinya? Sebenarnya, mudah saja. Kini, sudah saatnya kita semua beralih ke DMS (Document Management System), yakni sistem pengelolaan dokumen secara digital. Hal ini terutama karena saat ini kita hidup di era teknologi informasi yang canggih. Maka, mindset kita pun harus diubah.
Nah, untuk itulah aplikasi integraOffice DMS dirancang. Dengan aplikasi integraOffice, dijamin faktor yang memengaruhi pengelolaan dokumen tidak akan memberikan dampak negatif pada produktivitas perusahaan Anda. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.
