integrasolusi.com – Pengarsipan merupakan tugas penting bagi setiap pelaku bisnis. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa dokumen tersimpan dengan baik dan bisa diakses dengan mudah saat membutuhkan. Di era modern seperti sekarang, Anda bisa mendapatkan solusi penyimpanan arsip dengan mudah lewat penyimpanan arsip secara digital.
Hanya saja, jangan sekadar melakukan penyimpanan dokumen arsip secara digital. Anda perlu pula memperhatikan cara pengamanan arsip dengan tepat. Apalagi, ada banyak risiko yang perlu Anda hadapi, termasuk di antaranya adalah cyber attack, human error, pencurian data, power failure, dan lain sebagainya.
Isi Artikel
Aspek Penting dalam Upaya Pengamanan Arsip Digital
Berkaitan dengan keamanan arsip elektronik, terdapat 3 hal penting yang harus Anda perhatikan, yaitu:
1. Hak Akses dan Enkripsi Dokumen
Tak semua orang berhak mengakses data arsip milik perusahaan. Oleh karenanya, perlu ada akses kontrol dan autentikasi berdasarkan tingkat jabatan masing-masing karyawan. Selain itu, pertimbangkan pula fasilitas enkripsi untuk menjamin keamanan data.
2. Proteksi Data
Berikutnya, perusahaan perlu pula mencermati aspek yang berkaitan dengan proteksi data. Perlindungan data sangat penting untuk memastikan bahwa data digital tidak corrupt dan bahkan hilang.
Terkait upaya proteksi data arsip, Anda tidak cukup hanya mendapatkan fasilitas perlindungan dari virus. Namun, pastikan pula adanya fitur redundancy untuk mengantisipasi adanya kegagalan sistem. Dengan begitu, data akan tetap aman meski terjadi kegagalan sistem seperti ketika lampu padam, bencana alam, dan lain sebagainya.
3. Audit dan Integritas Dokumen
Aspek terakhir dalam upaya pengamanan arsip digital adalah keberadaan fasilitas berkaitan dengan audit dan integritas dokumen. Keduanya bisa Anda dapatkan dengan memperhatikan keberadaan fitur seperti, tanda tangan elektronik, log perubahan, serta histori revisi.
Baca juga: Ini Akibat Arsip Tidak Disimpan dengan Baik, Rugi Besar!
Dengan mempertimbangkan berbagai aspek tersebut, ada solusi sistem manajemen dokumen atau surat yang bisa Anda manfaatkan. Solusi tersebut adalah E Office Persuratan dan Document Management System (DMS).
E Office Persuratan dan DMS dapat membantu dalam memastikan keamanan data arsip surat atau arsip penting perusahaan. Di dalamnya, Anda akan menemukan beberapa fitur penting, termasuk di antaranya adalah pembatasan hak akses, pembuatan dan penyimpanan dokumen, pencatatan perubahan dokumen, serta histori revisi.
