integrasolusi.com – Pengelolaan dokumen yang baik menjadi faktor penting dalam menunjang operasional bisnis perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan berbagai hal penting dalam pengelolaan dokumen. Dengan begitu, Anda bisa menggunakan dokumen perusahaan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan.
Lalu, hal apa saja yang perlu menjadi perhatian serius Anda saat mengelola dokumen perusahaan? Ada 5 poin yang tak boleh Anda lewatkan, yaitu:
Isi Artikel
Pengelolaan Dokumen Perusahaan yang Wajib Diketahui
1. Tingkat Keamanan
Faktor pertama adalah berkaitan dengan tingkat keamanan penyimpanan dokumen. Anda perlu memastikan bahwa dokumen-dokumen penting tersimpan dengan baik dan dilengkapi dengan sistem keamanan yang terjamin. Dengan begitu, dokumen perusahaan tidak jatuh ke tangan pihak yang tak berkepentingan.
2. Pembatasan Akses
Tidak semua karyawan berhak mengakses dokumen penting perusahaan. Oleh karena itu, Anda perlu mengelola dokumen dengan memberi pembatasan akses kepada setiap karyawan berdasarkan jabatan. Dengan begitu, mereka hanya mempunyai akses terhadap dokumen yang dibutuhkan.
3. Informasi Terkait Histori Pengeditan Dokumen
Dokumen dapat diakses oleh beberapa orang. Tak hanya mengakses, mereka juga mempunyai hak untuk melakukan pengeditan. Lalu, apa jadinya kalau Anda tak mengetahui siapa yang telah melakukan pengeditan terhadap sebuah dokumen? Apalagi, kalau terdapat kesalahan dalam proses pengeditan tersebut.
Oleh karena itu, Anda perlu memperhatikan adanya informasi histori pengeditan dalam pengelolaan dokumen. Informasi ini sangat penting sebagai bagian dari transparansi. Dengan begitu, setiap individu akan melakukan pengeditan dokumen dengan penuh tanggung jawab.
4. Data Logging
Tak kalah penting, Anda perlu pula memperhatikan adanya mekanisme pencatatan atau data logging. Fitur ini berkaitan dengan pencatatan data pada interval waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk mencatat data aktivitas apapun yang terkait dengan dokumen perusahaan.
5. Kemudahan Pencarian
Terakhir, Anda perlu memperhatikan hal penting dalam pengelolaan dokumen yang berkaitan dengan kemudahan cara pencarian. Fitur ini sangat penting untuk memudahkan Anda ketika ingin mencari dokumen yang dibutuhkan.
Baca juga: Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Nah, itulah 5 aspek penting yang perlu Anda perhatikan dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Dengan memperhatikan berbagai hal tersebut, ada tool tepat yang bisa membantu, yaitu inOffice Document Management System.
Tool ini dapat membantu pengelolaan dokumen jadi lebih praktis dan sederhana. Semua fitur tersedia lengkap di sini. Silakan hubungi kami.
