integrasolusi.com – Sistem penyimpanan arsip yang baik harus dapat menyimpan berbagai data perusahaan sampai masa retensi dokumen habis. Namun sayangnya, masih ada yang belum memahami hal tersebut.
Padahal, jika merujuk pada UU Nomor 8 Tahun 1997, jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan adalah sepuluh tahun. Masa penyimpanan itu pun dihitung sejak akhir tahun buku perusahaan, yang mencakup data pendukung administratif dan bukti pembukuan. Untuk lebih jelasnya, mari simak ulasan berikut ini.
Isi Artikel
Mengenal UU Nomor 8 Tahun 1997 yang Mengatur Soal Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Perusahaan
UU Nomor 8 Tahun 1997 dapat dijadikan patokan dalam pengarsipan dan penyimpanan dokumen perusahaan. Pasalnya, tujuan dari adanya undang-undang tersebut adalah untuk menjamin efektivitas dan efisiensi dalam kinerja perusahaan.
Secara spesifik, UU Nomor 8 Tahun 1997 menyebut setiap jenis badan usaha (perseroan, perseorangan, ataupun persekutuan komanditer) harus memiliki catatan yang terkait aktivitas bisnis. Pencatatan tersebut dapat dilakukan dengan cara manual atau menerapkan sistem pengarsipan modern seperti aplikasi manajemen dokumen.
Baca juga: Hal Penting Dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan yang Wajib Anda Tahu
Jenis-Jenis Dokumen Perusahaan yang Harus Disimpan
Adapun beberapa jenis dokumen yang wajib disimpan dalam kurun waktu 10 tahun, sesuai pasal 5 UU Nomor 8 Tahun 1997, yaitu:
- Dokumen tentang Blueprint, Pedoman, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form
- Dokumen yang terkait dengan neraca keuangan tahunan
- Dokumen yang berisi tentang hitungan laba-rugi tahunan
- Dokumen lain yang membahas soal hak dan kewajiban perusahaan
- Berbagai jurnal transaksi keuangan harian
- Bukti rekening keuangan yang dimiliki perusahaan
Baca juga: Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Pengelolaan Dokumen Perusahaan?
Ketentuan dalam Menyimpan Dokumen Perusahaan
Selain memahami jangka waktu penyimpanan dokumen dan jenis data yang wajib diarsipkan, ada ketentuan penyimpanan dokumen yang wajib diketahui. Berikut ini beberapa di antaranya.
- Dokumen atau catatan perusahaan wajib menggunakan Bahasa Indonesia, satuan mata uang Rupiah, dan huruf Latin.
- Pencatatan dalam bahasa asing boleh dilakukan, asal perusahaan sudah memperoleh izin dari Menteri Keuangan.
- Semua jenis catatan atau dokumen yang terkait dengan laba-rugi dan neraca wajib diarsipkan serta ditandatangani pimpinan perusahaan.
- Dokumen tentang keuangan perusahaan harus dibuatkan catatannya dalam kurun waktu maksimal 6 bulan sejak akhir tahun buku perusahaan.
- Segala jenis catatan finansial perusahaan wajib disimpan selama 10 tahun (sampai masa retensi dokumen habis).
Demikian ulasan seputar jangka waktu penyimpanan dokumen. Agar pengarsipan data perusahaan jadi lebih efisien, gunakanlah solusi sistem penyimpanan dokumen yang lebih modern. Aplikasi manajemen dokumen tentunya bisa membantu perusahaan dalam mengelola dokumen fisik/digital secara mudah dan efisien.
