integrasolusi.com – Salah satu hal yang harus dihindari dalam kearsipan adalah lalai melakukan pengecekan arsip dokumen secara berkala. Jika hal ini sampai terjadi, dokumen akan terus menumpuk dan mengganggu pekerjaan.
Baca juga: Pentingnya Jadwal Retensi Arsip Surat di Perusahaan dan Organisasi
Periksa masa retensi arsip secara teratur supaya data yang dibutuhkan mudah ditemukan pekerjaan pun berjalan lancar. Lantas, apa sebenarnya masa retensi dokumen dan apa yang harus kita lakukan saat jangka waktunya telah habis?
Isi Artikel
Apa yang dimaksud Dengan Masa Retensi Dokumen?
Dilansir dari berbagai sumber, masa retensi adalah jangka waktu penyimpanan sebuah arsip. Informasi masa penyimpanan ini tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) bersama dengan keterangan tentang jenis arsip serta rekomendasi waktu penyimpanan, pemusnahan, atau penilaian kembali.
Menurut UU tentang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, masa retensi dokumen di instansi pemerintahan, perguruan tinggi, dan perusahaan swasta adalah 10 tahun. Lalu, apa yang harus dilakukan jika waktu penyimpanan telah habis?
Hal yang Dilakukan Saat Masa Retensi Dokumen Habis
Dokumen yang telah habis masa penyimpanannya harus dimusnahkan. Langkah ini disebut pemusnahan arsip. Namun, prosedur tersebut tidak bisa dilakukan begitu saja. Tindakan ini harus merujuk pada Peraturan Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) Tahun 2012 nomor 25 mengenai Pedoman Pemusnahan Arsip.
Langkah-langkah Pemusnahan Arsip
Menurut pedoman pemusnahan arsip, proses ini harus memperhatikan ruang lingkup pemusnahan dan melewati beberapa prosedur. Ruang lingkupnya mencakup prinsip pemusnahan, kriteria arsip yang akan dimusnahkan, sekaligus pelaksana kegiatan tersebut.
Sementar itu, prosedur pemusnahan adalah sebagai berikut:
- Membentuk panitia penilai arsip yang dipilih oleh pimpinan pencipta arsip. Selain pimpinan kearsipan, panitia ini juga harus melibatkan pimpinan kesatuan yang dokumennya akan dimusnahkan.
- Melakukan seleksi arsip untuk mengetahui apakah masa retensi telah habis atau belum. Tahap seleksi ini harus merujuk pada keterangan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA).
- Membuat daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan. Daftar ini harus disertai keterangan yang lengkap yaitu nomor arsip, jenis, kuantitas, level perkembangan, serta tahun pembuatan.
- Panitia melakukan penilaian pada arsip fisik yang ada dalam daftar pengusulan arsip yang akan dimusnahkan. Penilaian kemudian dicatat dalam formulir pertimbangan tertulis.
- Selanjutnya adalah meminta persetujuan dari pimpinan pembuat arsip melalui pimpinan instansi. Jika arsip yang diajukan tidak memiliki JRA, maka persetujuan dapat diberikan melalui Kepala ANRI.
- Menetapkan arsip yang akan dimusnahkan.
- Melakukan tindakan pemusnahan arsip. Metodenya bisa berupa pembakaran, pencacahan, dan cara lainnya yang telah mendapat persetujuan. Berita acara harus dibuat sebagai laporan pada pimpinan badan terkait.
Baca juga: Pentingnya Jadwal Retensi Arsip Surat di Perusahaan dan Organisasi
Tertib mengelola arsip itu ternyata penting, bukan? Ini karena hal tersebut berdampak pada kenyamanan dalam bekerja. Jangan biarkan berkas yang tidak terpakai terus menumpuk karena bisa menambah beban pekerjaan. Ayo, periksa masa retensi arsip dokumen secara berkala dan lakukan pemusnahan bila diperlukan!
Referensi: https://primadoc.id/apa-yang-harus-dilakukan-saat-masa-retensi-dokumen-habis/ https://primadoc.id/apa-itu-jadwal-retensi-arsip-jra/
