integrasolusi.com – Jika Anda bekerja dengan dokumen baik itu berkas atau surat, istilah arsip tentu sudah tidak asing lagi. Arsip sendiri merupakan kumpulan dokumen dalam berbagai format. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer yang dikumpulkan selama siklus hidup seseorang atau sebuah perusahaan yang disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari.
Baca juga: Tips Pengelolaan Arsip Agar Rapi, Efektif, dan Efisien
Di dunia bisnis, arsip biasanya berbentuk surat masuk, surat keluar, surat jual beli, invoice, surat perjanjian dan lain sebagainya. Pengelolaan arsip sangat penting untuk menjaga agar semua dokumen tidak hilang, rusak atau berubah isinya. Dengan begitu, ketika perusahaan atau pemilik arsip membutuhkannya di kemudian hari, mereka bisa mengaksesnya dengan mudah.
Isi Artikel
Jenis-jenis Arsip
Dulu arsip identik dengan map atau tumpukan dokumen yang tersusun di lemari khusus. Biasanya map diberi nama, nomor atau kode tertentu untuk memudahkan proses pencarian dokumen. Arsip seperti ini disebut sebagai arsip fisik.
Karena penggunaan teknologi digital semakin meluas, dokumen dan berkas kini bisa dengan mudah kita temukan dalam bentuk digital juga. Sama seperti arsip fisik, dokumen digital juga memerlukan sistem pengarsipan yang baik. Pengelolaan arsip digital yang baik memungkinkan dokumen tetap terlindungi, tidak berubah isinya, tidak hilang dan bisa ditemukan dengan mudah ketika dibutuhkan nantinya.
Baca juga: Sistem Penyimpanan Arsip Perusahaan
Bagaimana Langkah Pengelolaan Arsip?
Dalam pengelolaan arsip, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan yakni:
- Pengumpulan arsip. Semua arsip yang berada di tempat lain (di meja, lemari, rak atau folder lain) dikumpulkan pada satu tempat yang sama. Kecuali dokumen yang memang sudah tersusun dengan baik
- Pemilihan berkas. Berkas yang sudah tidak digunakan, amplop, plastik dan lain sebagainya perlu disingkirkan agar tidak tercampur dengan dokumen yang memang penting
- Membuat pengelompokan. Selanjutnya, semua berkas dikelompokkan berdasarkan kategorinya. Anda bisa memilih kategori berdasarkan surat masuk atau surat keluar, tahun penulisan surat atau nomor surat
- Masukkan setiap berkas dengan kategori yang sama di lokasi yang sama.
Untuk pengarsipan secara digital, prosesnya bisa lebih mudah karena pengelompokan surat bisa dilakukan secara otomatis. Penomoran surat yang otomatis juga dapat mencegah penomoran ganda yang menyulitkan.
Ingin merasakan segala kemudahan pengarsipan dokumen secara digital? Hubungi PT Integra Teknologi Solusi.
