integrasolusi.com – Proses surat menyurat, baik internal dan eksternal, menjadi aktivitas yang akan selalu ada dalam kegiatan bisnis perusahaan, lembaga, maupun instansi. Saat ini, surat menyurat bisa dilakukan secara manual maupun digital. Nah, bagaimana sih alur proses persuratan ini? Yuk, simak bersama langkah-langkah pengelolaan surat menyurat mulai dari surat diterima hingga masuk ke dalam arsip.
Isi Artikel
Langkah-Langkah Pengelolaan Surat-menyurat
Penulisan Surat
Alur paling awal dari persuratan adalah penulisan surat. Tentukan tujuan surat dibuat. Berdasarkan alasan dan tujuannya, surat memiliki format penulisan yang berbeda. Karena itu, setelah mengidentifikasi tujuan surat, selanjutnya susun surat dengan format yang sesuai.
Surat resmi umumnya memiliki kepala surat atau letter head. Gunakan salam pembuka sebelum masuk ke isi surat. Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali apakah informasi yang ingin disampaikan sudah tertulis semua. Apabila surat membutuhkan jawaban, cantumkan kontak yang bisa dihubungi, bisa berupa nomor telepon atau alamat email.
Pengiriman Surat
Setelah surat sudah disusun sesuai tujuan dengan format yang benar, selanjutnya adalah mengirimkan surat. Kalau dulu surat hanya bisa dikirim menggunakan pos, kini, ada metode lain untuk mengirimkan surat lebih cepat, yaitu melalui email atau bahkan media sosial.
Pastikan Anda sudah mencantumkan alamat yang benar saat mengirimkan surat. Jangan sampai Anda harus mengirimkan surat permintaan maaf karena mengirim surat ke alamat yang salah.
Penerimaan Surat
Langkah langkah pengelolaan surat menyurat berikutnya adalah penerimaan surat. Setiap perusahaan biasanya menerapkan prosedur yang berbeda terkait penerimaan surat. Umumnya, saat perusahaan atau lembaga menerima surat fisik, maka akan dibuatkan registrasi atau log penerimaan surat.
Registrasi ini mencakup tanggal surat diterima, informasi pengirim, subjek surat, dan nama penerima. Registrasi surat elektronik atau email juga harus dilakukan, mulai dari mengidentifikasi departemen yang dituju, verifikasi keaslian email, dan memberikan tindak lanjut dari email yang diterima.
Arsip Surat
Alur terakhir setelah surat diterima adalah mengarsip surat. Arsip surat merupakan bagian dari SOP Surat Menyurat. Proses arsip surat, baik surat masuk maupun keluar, sebaiknya dilakukan secara sistematis.
Misalnya, diurutkan berdasarkan abjad atau menggunakan nomor. Penamaan arsip surat juga bisa menggunakan kombinasi huruf dan nomor.
Itu tadi empat alur proses persuratan. Surat menyurat menjadi media komunikasi baik formal maupun informal dan menjadi alat bukti tertulis. Karenanya, pengarsipan yang baik sangatlah penting.
