integrasolusi.com – Meminta persetujuan atasan menjadi hal yang cukup memakan waktu terutama saat atasan lebih sering berada di luar kantor. Proses approval jadi terhambat dan lambat, sehingga efisiensi kerja menurun.
Untungnya, saat ini telah ada aplikasi yang akan memudahkan proses persetujuan ini. Aplikasi approval online memudahkan atasan dalam memberikan persetujuan dan memudahkan karyawan dalam meminta persetujuan.
Isi Artikel
Apa Itu Aplikasi Approval Online?
Online approval system atau aplikasi approval online adalah aplikasi atau sistem yang diciptakan untuk memudahkan proses approval berlapis secara online. Dengan adanya proses persetujuan online, persetujuan atau pengesahan jadi lebih cepat, lancar, dan efisien.
Aplikasi ini tentu akan mempercepat dan mempermudah proses komunikasi dan birokrasi yang bisa dilakukan secara online dan real-time. Tentunya hal ini mampu menyederhanakan kerja tim dan menghemat banyak waktu.
Online Form Approval Workflow
Dengan menggunakan online form approval workflow, Anda dapat mengoptimasi berbagai proses persetujuan dengan menambahkan approvers, review untuk dokumen yang diserahkan, dan notifikasi untuk setiap progres yang ada.
Tahapan form approval workflow secara umum terdiri dari:
Formulir Pengajuan
User akan mengisi form pengajuan persetujuan secara online menggunakan sistem atau aplikasi.
Formulir Validasi
Setelah form pengajuan sudah masuk ke sistem atau aplikasi, maka selanjutnya dilakukan validasi untuk memastikan formulir sudah lengkap dan data atau informasi yang dibutuhkan sudah lengkap.
Peninjauan Awal
Pada tahap ini, formulir akan dilanjutkan ke peninjau pertama yang ditunjuk. Peninjau bertanggung jawab mengecek apakah formulir sudah lengkap, akurat, dan memenuhi persyaratan yang berlaku.
Permintaan Perubahan
Apabila pada peninjauan awal ditemukan masalah atau data kurang lengkap, maka peninjau akan mengirimkan kembali formulir ke pengirim untuk direvisi.
Pengiriman Ulang
Pengirim yang menerima notifikasi permintaan amendemen akan memperbaiki formulir mereka, kemudian mengirimkan ulang.
Peninjauan Paralel
Formulir akan dikirimkan ke beberapa atasan atau tim untuk dilakukan review secara paralel atau berurutan. Peninjau akan mengevaluasi sesuai wewenang mereka.
Persetujuan Akhir
Di sini, approver berhak menyetujui, mengembalikan, atau menolak formulir yang diajukan. Approver atau pembuat keputusan juga bisa menambahkan komentar kepada semua pengirim selama proses berlangsung.
Penyelesaian dan Pencatatan
Setelah formulir disetujui, formulir akan disimpan secara elektronik apabila data diperlukan di kemudian hari dan sebagai referensi.
Itu tadi pengertian dan fungsi aplikasi approval online, serta tahapan umum pada online form approval workflow. Semoga bermanfaat.
