integrasolusi.com – Kegiatan pemerintahan daerah merupakan kegiatan yang erat dengan aktivitas surat-menyurat, sama halnya dengan pemerintahan pusat. Aktivitas surat-menyurat ini merupakan sarana komunikasi baik dengan internal pemerintah maupun dengan pihak eksternal pemerintahan.
Meskipun sudah menjadi kegiatan sehari-hari, persuratan pemerintah daerah tak lantas bebas dari permasalahan. Kendala-kendala persuratan pemerintah daerah ini tentunya perlu diidentifikasi secara mendetail agar bisa dicarikan solusinya. Dengan demikian, kegiatan administrasi pemerintahan bisa berjalan dengan lebih lancar tanpa ada masalah yang krusial.
Isi Artikel
Kendala-Kendala Persuratan Pemerintah Daerah
Meski sering dilakukan, pada penerapannya persuratan di lingkup pemerintah daerah cukup sering mengalami kendala. Beberapa kendala yang sering dialami dalam rangka menjalankan persuratan pemerintah daerah adalah sebagai berikut:
1. Sulitnya melakukan monitoring disposisi surat
Disposisi surat dapat diartikan sebagai tanggapan atau instruksi yang diberikan atasan kepada bawahan untuk sesegera mungkin dilaksanakan. Disposisi diawali dengan adanya surat masuk ke pimpinan. Setelah surat diterima dan ditandatangani oleh atasan, barulah instruksi tersebut dilaksanakan.
Disposisi surat inilah salah satu kendala yang sering dialami dalam administrasi pemerintahan daerah.
Karena kurangnya koordinasi dan mobilitas atasan yang tinggi, sering kali disposisi surat jadi terhambat. Disposisi surat juga bisa terhambat karena pihak atasan tidak tahu ada surat yang menunggu approval-nya. Alhasil, ini bisa mengganggu kinerja pemerintahan daerah.
2. Tingginya anggaran untuk kertas, tinta printer, maupun tempat penyimpanan surat
Karena ada banyak dokumen dan surat yang harus dibuat, sering kali anggaran pemerintah untuk belanja kertas jadi sangat banyak. Tak hanya kertas, anggaran yang diperlukan untuk tinta printer dan lemari penyimpanan berkas pun jadi ikut meningkat seiring banyaknya kebutuhan surat/dokumen di instansi pemerintah daerah.
3. Pencarian dokumen yang memakan waktu
Tidak jarang pegawai pemerintah perlu mencari surat/dokumen lama untuk suatu kebutuhan tertentu. Nah, jika dokumen disimpan dengan cara manual, pencarian dokumen ini bisa memakan waktu yang lama. Untuk mencari dokumen tersebut, Anda perlu mengetahui nomor surat dan rak penyimpanan secara pasti. Karena itulah, ini akan memakan waktu lama.
Solusi atas Kendala Surat-Menyurat di Pemerintah Daerah
Bagaimana caranya agar kendala-kendala tersebut bisa diselesaikan dengan mudah? Salah satu caranya untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan menggunakan aplikasi e Office.
Dengan e Office, Anda bisa mendapatkan berbagai manfaat berikut:
- Anda bisa mendata surat masuk dan surat keluar dengan mudah.
- Penomoran surat bisa dibuat secara otomatis.
- Anda dapat melakukan pelacakan disposisi surat.
- Pencarian dokumen lama bisa dengan mudah dilakukan. Anda cukup mengetikkan kata kunci dan surat/dokumen bisa dengan mudah ditemukan.
- E-Office bisa menekan anggaran belanja kertas, tinta printer, maupun lemari penyimpanan dokumen. Pasalnya, dokumen dibuat dan disimpan secara digital.
Demikianlah penjelasan mengenai kendala-kendala persuratan pemerintah daerah beserta solusi yang ditawarkan e-Office untuk mengatasi kendala-kendala tersebut. Sebagai simpulan, e-Office adalah solusi surat-menyurat di pemerintah daerah yang bisa membantu meningkatkan efisiensi kerja, menghemat anggaran biaya, serta mempermudah pencarian dokumen.
