Aplikasi Flow Dokumen: Implementasi Aplikasi Flow Dokumen

2024-09-03T08:56:57+07:00 September 1st, 2023|Categories: Persuratan|Tags: |

integrasolusi.comAplikasi flow dokumen sekarang telah menjadi pilihan banyak perusahaan untuk alur kerja lebih efektif. Tidak ada lagi waktu yang terlalu lama untuk menyelesaikan banyak pekerjaan.

Namun, implementasi aplikasi ini juga tidak bisa sembarangan. Ada langkah-langkah untuk mengenali kebutuhan dan tantangan dalam alur kerja dokumen saat ini. Proses pemilihan dan evaluasi aplikasi alur kerja yang sesuai juga harus dilakukan.

Langkah-langkah untuk Mengenali Kebutuhan dan Tantangan Alur Kerja Dokumen

Manajemen dokumen berbasis aplikasi telah ditempuh oleh banyak perusahaan. Hasilnya tentu saja lebih efektif dan efisien. Banyak pekerjaan yang cepat selesai dalam waktu singkat.

Kenali dulu beberapa langkah untuk mengenali kebutuhan dan tantangan dalam alur kerja dokumen saat ini. Hanya dengan cara itu kita dapat melalui proses pemilihan dan evaluasi aplikasi yang tepat.

Alur kerja pembuatan aplikasi flow dokumen disebut SDLC atau system development life cycle. SDLC adalah siklus pembuatan sistem informasi dengan tujuan menyelesaikan masalah secara efektif. Dengan SDLC, kita dapat mengenali kebutuhan dan tantangan alur kerja dokumen dalam perusahaan kita.

Setelah memahami SDLC, barulah kita memilih aplikasi yang tepat.

Baca juga:  Sekilas Mengenai Aplikasi Flow Dokumen

Proses Pemilihan dan Evaluasi Aplikasi Flow Dokumen yang Sesuai

Secara umum, proses pemilihan dan evaluasi aplikasi alur kerja dokumen seperti ini:

Pembuatan dokumen

Pembuatan dokumen terkait dengan kegiatan pembuatan dokumen secara manual maupun digital. Misalnya: kontrak, surat penawaran, laporan, dan lain-lain. Bahasa harus ringkas dan mudah dipahami.

Peninjauan awal

Pengawas dari departemen terkait mengecek dokumen dan memberikan saran. Misalnya: informasi yang kurang harus dilengkapi atau ada yang harus diubah.

Persetujuan/penolakan pertama

Atasan memeriksa dokumen secara menyeluruh sebelum memutuskan untuk menyetujui atau menolak.

Revisi dokumen

Bila ada penolakan awal, maka revisi dokumen wajib dilakukan.

Persetujuan selanjutnya

Sesudah revisi, dokumen kembali diajukan. Biasanya, ada beberapa lapisan atasan yang harus dilalui sebelum mendapatkan validasi dan tanda tangan.

Validasi dan tanda tangan

Tahap ini terjadi saat semua pihak yang berwenang menyetujui dokumen dan memberikan tanda tangan mereka, baik secara manual maupun elektronik.

Baca juga:  Aplikasi Flow Dokumen: Panduan Memilih Aplikasi Flow Dokumen yang Tepat

Penyebaran dan implementasi

Dokumen pun didistribusikan ke semua staf perusahaan yang bersangkutan.

Penyimpanan

Dokumen juga harus disimpan secara baik serta sistematis untuk keperluan nanti. Tata kelola dokumen bisa dilakukan juga dengan aplikasi flow dokumen.

 

 

Sumber:
https://baniakoy.com/alur-kerja-pembuatan-aplikasi/
https://integrasolusi.com/blog/berikut-tahapan-flow-dokumen-atau-alur-persetujuan-dokumen/
https://asana.com/id/uses/workflow-management