Agenda surat masuk dan keluar menjadi aspek krusial berkaitan dengan persuratan yang harus dilakukan oleh perusahaan. Melalui catatan pada buku agenda, semua surat masuk bisa lebih tertata rapi. Inilah mengapa, keberadaan buku agenda surat menjadi instrumen yang wajib dimiliki oleh instansi.
Isi Artikel
Apa Itu Agenda Surat Masuk dan Keluar?
Agenda surat merupakan suatu peranti yang berfungsi untuk mencatat agenda surat masuk dan agenda surat keluar sehingga proses surat-menyurat suatu perusahaan bisa lebih tertata baik dan rapi.
Buku agenda selanjutnya akan menjadi sarana perusahaan untuk menyimpan catatan persuratan sehingga perusahaan menjadi lebih mudah mencari catatan terkait semua surat yang masuk atau surat yang keluar.
Mengapa Buku Agenda Surat Penting dalam Persuratan?
Memiliki buku agenda surat membuat surat bisa diagendakan dan ditulis untuk satu periode tertentu, misalnya satu tahun. Selain itu, menggunakan buku agenda juga membuat perusahaan bisa mengetahui berapa banyak surat yang diterima atau dikirim dalam satu tahun.
Mencatat persuratan melalui buku agenda juga memudahkan perusahaan mengklasifikasi jenis surat. Alhasil, perusahaan dalam hal ini atasan dapat mengetahui surat yang perlu dibalas dan surat yang harus dikirimkan.
Maksud Surat Internal dan Surat Eksternal
Tak hanya surat masuk dan keluar, persuratan perusahaan juga mencakup surat internal dan eksternal. Surat internal mengarah pada cakupan persuratan perusahaan secara internal alias tidak melibatkan pihak lain sebagai pihak ketiga.
Sementara itu, surat eksternal melibatkan pihak lain atau pihak ketiga yang sebelumnya telah melakukan kerja sama. Aspek lingkup surat eksternal ini termasuk agenda surat masuk dan agenda surat keluar instansi tersebut dengan instansi lain.
Cara Mengagendakan Surat Secara Digital
Cara paling mudah tentunya dengan memanfaatkan perkembangan teknologi melalui aplikasi untuk agenda persuratan. Aplikasi tidak hanya mengarsipkan semua surat yang masuk dan keluar, tetapi juga membantu mengarsipkan surat internal dan eksternal.
Adanya aplikasi agenda persuratan tersebut tentunya sangat membantu bagian administrasi dalam pengarsipan surat perusahaan. Dengan demikian sistem persuratan instansi sudah pasti lebih singkat, mudah, praktis, dan efisien.
Aplikasi Pengagendaan Surat Masuk dan Keluar
Anda dapat menggunakan aplikasi agenda surat integraOffice untuk mengatur sistem persuratan perusahaan, terutama dalam hal pengarsipan surat. Aplikasi dapat diakses di mana saja setiap saat sesuai dengan kebutuhan setiap perusahaan dalam urusan surat-menyurat.
Aplikasi integraOffice juga menyediakan pembagian akses yang dapat diatur oleh perusahaan. Sudah pasti, proses persuratan perusahaan pun menjadi lebih efektif dan efisien. Semoga bermanfaat.
