integrasolusi.com – Penomoran surat adalah salah satu komponen penting dalam pembuatan surat dinas. tanpa adanya elemen ini, sebuah surat yang dikeluarkan oleh instansi sekalipun dapat dinilai kredibel—bahkan bukan tidak mungkin surat tersebut dianggap tidak resmi sehingga diabaikan oleh penerima.
Isi Artikel
Apa Itu Penomoran Surat?
Penomoran surat adalah pemberian nomor pada sebuah surat (khususnya untuk surat keluar, baik untuk keperluan internal atau eksternal perusahaan) yang diletakkan pada bagian awal surat resmi atau dinas.
Penomoran surat sendiri umumnya berupa satu rangkaian kode yang mencakup angka dan huruf. Masing-masing pun memiliki makna sendiri yang biasanya disesuaikan dengan kategori tertentu.
Umumnya pengategorian ini dibedakan pada kode di bagian awal surat, misal K1 adalah kode untuk surat penawaran, K2 adalah surat untuk undangan, dan lain sebagainya. Setelah kode awal, penomoran dilanjutkan dengan nomor urut surat, tanggal, dan tahun pembuatan surat. Meski begitu, boleh jadi urutan dan model penomoran tiap instansi tidaklah sama.
Seberapa Penting Pemberian Nomor Surat?
Walau sistem penomoran surat dinas tiap instansi berbeda-beda, keberadaan komponen ini tetap sama pentingnya. Tujuan pemberian nomor pada surat adalah untuk mempermudah penyusunan dan penyimpanan surat. Selain itu, penomoran juga akan mempermudah kantor mengawasi dan mengetahui jumlah surat yang keluar dan apa saja peruntukannya.
Di sisi lain, bagi penerima, nomor surat menjadi indikasi penting untuk menilai apakah surat tersebut resmi atau tidak. Hal ini akan berdampak pula pada kredibilitas instansi pengirim. Jika mereka tidak menyertakan nomor surat, maka tak heran jika penerima mengabaikan surat tersebut karena terlanjur menilai surat tidak resmi dan profesional.
Cara Penomoran Surat yang Benar
Seperti yang disebutkan sebelumnya, tiap instansi punya caranya masing-masing dalam penomoran surat dinas. Namun, setidaknya ada beberapa hal pakem yang perlu diperhatikan dalam sistem penomoran surat seperti berikut.
- Berada di bagian depan dan atas surat (di bawah kop, biasanya di bawah atau sejajar dengan detail penerima surat)
- Menggunakan tanda miring sebagai batas antara sub bagian nomor surat satu dengan lainnya (contoh: SK/01-09/LMH44/022)
Penomoran surat adalah hal yang relatif mudah, tetapi kerap terlewat maupun salah karena adanya human error. Untuk mengatasinya, kini Anda bisa menggunakan aplikasi manajemen persuratan integraOffice. Tak cuma fitur penomoran surat otomatis sehingga tidak akan terjadi dobel penomoran, pengelolaan surat masuk dan keluar hingga disposisi jadi jauh lebih cepat, mudah, dan aman terkendali.
