Salam Sobat Office ! Tentunya Anda semua sedikit banyak pernah mendengar atau mengetahui dan bahkan melakukan aktivitas perkantoran yang berhubungan dengan proses surat-menyurat dan disposisi bukan? Aktivitas mulai dari surat masuk, disposisi/memo sampai dengan mengirim surat keluar, yang semuanya itu tidak bisa lepas dari aktivitas keseharian di kantor Anda. Mengapa aktivitas surat-menyurat dan disposisi menjadi hal penting di perkantoran, ya karena proses surat-menyurat menjadi media komunikasi secara administratif dan tertulis antar internal di instansi maupun dengan pihak eksternal (rekanan, masyarakat,dll), sehingga surat-menyurat masih menjadi rujukan utama pada setiap aktivitas perkantoran pada suatu instansi.
Tapi perlu Anda ketahui juga, di era digital seperti saat ini, mayoritas aktivitas persuratan di instansi secara umum masih berjalan manual konvensional, dimana cara kerja manual tersebut tidak seimbang dengan intensitas persuratan yang makin tinggi dan menuntut kecepatan dan ketepatan waktu.
Selain itu juga persuratan manual juga menimbulkan masalah-masalah lain bagi manajemen perkantoran, seperti lamanya pencarian surat, berakibat pada manajemen persuratan di instansi menjadi tidak efisien. Disini masalah yang timbul akan semakin kompleks ketika instansi dituntut menyediakan data informasi persuratan secara real time dan menyiapkan anggaran belanja yang tinggi hanya untuk membeli kertas untuk menunjang aktivitas persuratan dan disposisi yang ada.
Isi Artikel
Solusi kelola surat dan disposisi dengan Persuratan Digital
Kemajuan teknologi digital saat ini, menjadi solusi yang tepat terhadap permasalah persuratan manual di atas. Sistem Aplikasi Persuratan Digital atau biasa kita kenal dengan E-Office. menjadi solusi yang dapat diimplementasikan dalam tata kelola surat-menyurat dan disposisi di kantor. Dimana Aplikasi Persuratan Digital atau E-Office ini adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi perkantoran yang dikembangkan untuk mempermudah aktivitas surat-menyurat dan disposisi yang mana data-data yang ada dapat digunakan sebagai media informasi dan komunikasi para penggunanya.
Tujuan dan manfaat sistem aplikasi Persuratan Digital bagi perkantoran
Nah berikut adalah tujuan dari diimplementasikannya aplikasi Persuratan Digital atau Eoffice bag perkantoran antara lain :
- Menyingkat dan modernisasi birokrasi perkantoran yang ada
- Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam mengelola administrasi persuratan dan disposisi menjadi lebih efektif dan efisien
- Sebagai alat kontrol yang efektif terhadap aktivitas kerja persuratan dan disposisi agar informasi surat-menyurat dan disposisi bisa didistribusikan secara mudah, cepat dan realtime
Selanjutnya beberapa manfaat yang diperoleh bila menerapkan Sistem Persuratan Digital diantaranya :
- Proses persuratan dan disposisi dilakukan secara online, sehingga irit waktu
- Digitalisasi data persuratan yang ada, sehingga mengurangi resiko kehilangan dan kerusakan dokumen surat.
- Kemudahan dalam tracking surat/disposisi, Anda tidak perlu susah-susah lagi dalam memonitor dan melakukan tracking surat/disposisi, karena semuanya berupa dokumen digital dan disimpan pada data base akan selalu dapat dicari dan di tracking
- Adanya hak akses khusus pada masing-masing para pengguna,sehingga keamanan surat dan disposisi terjamin.
- Tentu saja hemat anggaran belanja kertas karena semua dilakukan secara paperless dengan aplikasi Persuratan Digital
Bisa Anda bayangkan bukan? Persuratan digital dapat membantu mempermudah amanajemen administrasi surat dan disposisi di isntansi Anda bukan?
Sudah cukup jelas? Atau masih ada keraguan tentang persuratan digital?
Langsung saja klik di sini sekarang untuk mendapat informasi detailnya atau hubungi kami untuk berdiskusi secara GRATIS
