integraOffice Persuratan – Hari gini perusahaan masih menerapkan sistem kerja yang jadul. Sudah nggak zamannya lagi! Seharusnya perusahaan mana pun sudah harus meningkatkan sistem kerjanya menjadi berbasis digital. Salah satu bentuk penerapan sistem kerja berbasis digital adalah dengan menggunakan e-Office. e-Office sebenarnya berasal dari istilah electronic office atau kantor elektronik yang secara pengertian mencakup sebuah sistem atau aplikasi berbasis digital yang berfungsi untuk melaksanakan kegiatan administrasi kantor, seperti kegiatan persuratan, manajemen arsip, helpdesk, absensi, dan masih banyak lagi.

 

Jadi gampangnya e-Office ini ibarat sebuah ruang lingkup kerja yang berbasis digital. Kalau kantor konvensional mengharuskan semua proses dikerjaan secara manual dengan menggunakan medium fisik, pada kantor elektronik atau e-Office semuanya dilakukan dengan menggunakan media berbasis digital yang berupa sistem komputer maupun mobile application. Dengan e-Office, perusahaan dapat menjalankan kegiatan bisnisnya secara praktis, fleksibel, dan serta dapat mengurangi kesalahan akibat human error.

 

Di era perkembangan zaman seperti sekarang ini perusahaan harus sudah menggunakan e-Office agar bisa memenuhi perkembangan dan tuntutan zaman kalau perusahaannya mau maju. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak menerapkan e-Office. Apalagi e-Office ini juga sudah terbukti mampu mengurangi kendala yang dialami perusahaan melalui fitur-fitur mumpuninya. Kalau Anda dan perusahaan Anda masih belum yakin untuk menggunakan e-Office, berikut ini adalah beberapa alasan mengapa e-Office itu hukumnya wajib bagi perusahaan Anda!

 

Tuntutan zaman dan tuntutan keadaan

e-Office adalah masa depan perusahaan. Kita tidak pernah tahu seberapa pesat teknologi akan berkembang di kemudian hari. Seiring dengan perkembangan zaman, pasti muncul tuntutan kebutuhan baru dari masyarakat. Selain itu, kita juga tidak pernah tahu kondisi apa yang akan menyambut kita di masa depan. Ambil saja contoh pandemi saat ini. Kita tidak pernah menduga bahwa pandemi ini membawa perubahaan yang sangat besar kepada perusahaan sehingga memaksa perusahaan untuk memberlakukan WFH. Dari contoh WFH ini saja sudah dapat dilihat betapa pentingnya menerapkan e-Office pada sistem kerja perusahaan.

 

Keharusan kalau perusahaan ingin melebarkan ekspansi bisnisnya

Tak hanya zaman saja yang berkembang, perusahaan Anda juga pasti ingin berkembang. Kalau zaman dulu, jarak adalah penghalang atau hambatan untuk berkembang. Tapi sekarang, jarak bukanlah halangan. Dengan e-Office, di mana pun Anda berada, Anda akan tetap bisa terhubung dengan perusaan Anda selama memiliki akses terhadap internet. e-Office mampu menghubungkan semua orang dalam perusahaan Anda meski lokasi mereka saling berjauhan dan terpisah satu sama lain. Hal ini sangat memungkinkan bagi perusahaan yang ingin melebarkan ekspansi bisnisnya di lokasi lain tanpa takut terjadinya miskomunikasi dan miskoordinasi satu sama lain.

 

Menghemat biaya pengeluaran

Berbeda dengan sistem kerja konvensional, e-Office mampu menghemat biaya pengeluaran perusahaan Anda. Sistem kerja yang konvensional membutuhkan proses manual yang panjang dan lama. Belum lagi, sistem kerja yang konvensional membutuhkan alokasi ruang fisik yang tentunya membutuhkan biaya. Contohnya saja, kalau perusahaan Anda menerapkan sistem kerja yang konvensional, Anda akan memerlukan proses yang lama dalam mengirimkan surat ke pihak satu ke pihak yang lainnya dengan menggunakan jasa pengiriman yang tidak gratis pula. Anda juga masih perlu menyediakan kertas, alat, tulis, dan ruang fisik untuk menyimpan surat kertas Anda tadi. Sedangkan kalau menggunakan e-Office, perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya pengembangannya sekali saja. Ibaratnya, e-Office ini investasi loh.

 

Menghindari miskomunikasi dan memudahkan koordinasi

Dengan menggunakan e-Office, perusahaan Anda bisa meminimalisir terjadinya miskomunikasi karena semua informasi tersimpan dan tercatat secara rinci. Ada informasi terkait progres dari sebuah dokumen / surat sehingga memudahkan semua pihak untuk mengetahuinya. Tak hanya itu, semua riwayat progres juga tercatat dengan baik. Jadi Anda tidak perlu khawatir lupa. Selain itu, e-Office juga memungkinkan Anda untuk saling berinteraksi terkait kerjaan sehingga memudahkan Anda untuk saling berkoordinasi.

 

Menghindari penyalahgunaan akses dan dokumen oleh pihak yang tidak berwenang

Salah satu keuntungan menggunakan e-Office adalah perihal keamanan. Perusahaan bisa mengatur siapa yang berhak memiliki akses dan tidak terhadap sebuah pekerjaan atau dokumen. Sehingga semua akses akan berada di tangan orang yang tepat saja. Selain itu, ruang penyimpanan dokumen digital pada e-Office juga dilengkapi dengan sistem pengaman yang canggih, fitur riwayat, maupun fitur backup yang mampu meminimalisir terjadinya kehilangan dokumen atau versi dokumen yang dikehendaki. 

 

Mempersingkat proses kerja dan memaksimalkan produktivitas.

Dengan menggunakan e-Office, perusahaan Anda telah memangkas proses maupun prosedur yang selama ini harus dilakukan pada sistem kerja konvensional. Tak hanya memangkas proses, e-Office juga akan mempercepat durasi proses. Pada sistem yang konvensional, Anda masih perlu untuk mengantar atau mendistribusikan pekerjaan kepada pihak lain yang tentunya membutuhkan waktu dan jarak tempuh yang lama. Dengan e-Office, hanya dengan sekali klik pekerjaan atau dokumen yang Anda inginkan bisa disampaikan dengan mudah, cepat, dan praktis.

 

Sudah tahu kan apa saja alasan kenapa perusahaan Anda perlu menggunakan e-Office? Kalau sudah tahu begini, Anda masih saja punya alasan untuk menolak? Kalau Anda ingin yang terbaik untuk perusahaan Anda, maka Anda harus segera menggunakan e-Office. Jangan khawatir, e-Office ini masih bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Konsultasikan saja sekarang dengan kami di sini!