integrasolusi.com – Aplikasi flow dokumen sekarang telah menjadi pilihan banyak perusahaan untuk alur kerja lebih efektif. Tidak ada lagi waktu yang terlalu lama untuk menyelesaikan banyak pekerjaan.
Namun, implementasi aplikasi ini juga tidak bisa sembarangan. Ada langkah-langkah untuk mengenali kebutuhan dan tantangan dalam alur kerja dokumen saat ini. Proses pemilihan dan evaluasi aplikasi alur kerja yang sesuai juga harus dilakukan.
Isi Artikel
Langkah-langkah untuk Mengenali Kebutuhan dan Tantangan Alur Kerja Dokumen
Manajemen dokumen berbasis aplikasi telah ditempuh oleh banyak perusahaan. Hasilnya tentu saja lebih efektif dan efisien. Banyak pekerjaan yang cepat selesai dalam waktu singkat.
Kenali dulu beberapa langkah untuk mengenali kebutuhan dan tantangan dalam alur kerja dokumen saat ini. Hanya dengan cara itu kita dapat melalui proses pemilihan dan evaluasi aplikasi yang tepat.
Alur kerja pembuatan aplikasi flow dokumen disebut SDLC atau system development life cycle. SDLC adalah siklus pembuatan sistem informasi dengan tujuan menyelesaikan masalah secara efektif. Dengan SDLC, kita dapat mengenali kebutuhan dan tantangan alur kerja dokumen dalam perusahaan kita.
Setelah memahami SDLC, barulah kita memilih aplikasi yang tepat.
Proses Pemilihan dan Evaluasi Aplikasi Flow Dokumen yang Sesuai
Secara umum, proses pemilihan dan evaluasi aplikasi alur kerja dokumen seperti ini:
Pembuatan dokumen
Pembuatan dokumen terkait dengan kegiatan pembuatan dokumen secara manual maupun digital. Misalnya: kontrak, surat penawaran, laporan, dan lain-lain. Bahasa harus ringkas dan mudah dipahami.
Peninjauan awal
Pengawas dari departemen terkait mengecek dokumen dan memberikan saran. Misalnya: informasi yang kurang harus dilengkapi atau ada yang harus diubah.
Persetujuan/penolakan pertama
Atasan memeriksa dokumen secara menyeluruh sebelum memutuskan untuk menyetujui atau menolak.
Revisi dokumen
Bila ada penolakan awal, maka revisi dokumen wajib dilakukan.
Persetujuan selanjutnya
Sesudah revisi, dokumen kembali diajukan. Biasanya, ada beberapa lapisan atasan yang harus dilalui sebelum mendapatkan validasi dan tanda tangan.
Validasi dan tanda tangan
Tahap ini terjadi saat semua pihak yang berwenang menyetujui dokumen dan memberikan tanda tangan mereka, baik secara manual maupun elektronik.
Penyebaran dan implementasi
Dokumen pun didistribusikan ke semua staf perusahaan yang bersangkutan.
Penyimpanan
Dokumen juga harus disimpan secara baik serta sistematis untuk keperluan nanti. Tata kelola dokumen bisa dilakukan juga dengan aplikasi flow dokumen.
Sumber: https://baniakoy.com/alur-kerja-pembuatan-aplikasi/ https://integrasolusi.com/blog/berikut-tahapan-flow-dokumen-atau-alur-persetujuan-dokumen/ https://asana.com/id/uses/workflow-management
