integrasolusi.com – Pandemi Covid-19 pada 2020 memberikan tren bekerja dari rumah (WFH atau working from home). Meskipun kini sudah banyak yang kembali ke kantor, pilihan metode bekerja ini masih banyak diminati. Untuk itu, diperlukan aplikasi flow dokumen. Aplikasi ini dapat memperlancar alur kerja meskipun terpisah jarak.
Isi Artikel
Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Aplikasi Flow Dokumen
Dalam memilih aplikasi kolaborasi dokumen, ada tiga (3) faktor yang perlu dipertimbangkan. Ketiga (3) faktor tersebut adalah:
Sistem tampilan antarmuka atau user interface (UI)
UI dapat memberi pengaruh besar terhadap cara menggunakan aplikasi saat membuat flowchart. Terutama bagi pemula, carilah aplikasi alur kerja otomatis dengan sistem UI yang sederhana. Aplikasi jadi lebih mudah saat digunakan.
Fitur yang lengkap
Semakin lengkap fitur aplikasi, semakin mudah kita dalam bekerja. Fitur yang lengkap mendukung penggunaan flowchart menjadi lebih maksimal dan informatif.
Sistem keamanan
Aplikasi idaman adalah aplikasi dengan sistem keamanan lengkap, canggih, dan terjamin. Untuk aplikasi workflow untuk bisnis, kita membutuhkan sistem keamanan yang baik agar data-data penting perusahaan tidak mudah dicuri.
Tips untuk Memilih Aplikasi Flow Dokumen yang Andal dan Aman
Berdasarkan ketiga (3) faktor di atas, memilih aplikasi ini untuk alur kerja yang efisien tidak sulit. Berikut tips untuk memilih aplikasi kolaborasi dokumen yang andal dan aman:
Pahami dulu semua fungsinya
Banyak fungsi aplikasi ini. Mulai dari sebagai dokumentasi alur kerja, solusi masalah, sebagai rancangan sistem, hingga menjadi penentu kebijakan.
Kumpulkan semua langkah yang diperlukan untuk sebuah prosedur
Pastikan semua langkah tersebut urut dan logis, sehingga tidak mempersulit alur kerja saat dilakukan.
Lakukan uji coba pada prosedur tersebut sebelum merilisnya
Jangan langsung dirilis dulu ke dalam sistem saat prosedur sudah selesai. Lakukan uji coba untuk menilai kemudahannya. Bila ternyata masih ada ganjalan, masih ada waktu dan peluang untuk memperbaiki prosedur tersebut.
Untuk memastikan prosedur berjalan baik, ajaklah rekan kerja untuk ikut uji coba dalam prosedur tersebut. Bila sudah berjalan baik, saatnya merampungkan prosedur tersebut ke dalam aplikasi flow dokumen. Aplikasi pun siap digunakan saat bekerja. Sistem dapat diterapkan.
