integrasolusi.com – Perkembangan teknologi berbasis digital memberikan dampak perubahan yang begitu signifikan pada semua aspek bisnis. Salah satunya dalam berkomunikasi atau menjalin relasi. Kini, kegiatan semua komunikasi bisnis antardivisi jadi semakin mudah dan praktis dengan hadirnya aplikasi persuratan online. Lalu, apa itu persuratan online? Apa manfaatnya dan mengapa penting untuk perusahaan?
Isi Artikel
Apa itu Aplikasi Persuratan
Persuratan secara online merupakan suatu perubahan bentuk komunikasi ke arah digital, dalam hal ini memberikan respon terhadap surat yang masuk dan keluar. Persuratan secara digital lebih kerap disebut dengan istilah eOffice. Hadirnya sistem persuratan online ini akan menggantikan proses manajemen dan administrasi dari konvensional ke digital atau elektronik.
Bisa dikatakan, aplikasi persuratan adalah bentuk inovasi yang dapat membuat aktivitas surat-menyurat menjadi lebih praktis dan mudah dilakukan. Hal ini tentunya akan lebih menghemat biaya operasional dan waktu. Implementasi dari eOffice ini juga tidak sebatas pada instansi pemerintah, tetapi meluas hingga ke instansi pendidikan dan perusahaan milik swasta.
Manfaat Aplikasi Persuratan Online
Kehadiran sistem persuratan secara digital tentu menawarkan banyak sekali manfaat untuk perusahaan atau instansi dalam mengatur proses komunikasi surat-menyurat menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun manfaat menerapkan eOffice persuratan untuk bisnis, di antaranya:
- Disposisi surat lebih mudah. Semua surat dapat dicari dengan mudah melalui database dari aplikasi e Office.
- Jaminan keamanan dan kerahasiaan. Sebab, aplikasi hanya dapat diakses oleh pengguna dengan kata kunci.
- Lebih hemat biaya. Perusahaan tidak lagi perlu mengeluarkan biaya untuk kertas, amplop, hingga kurir.
- Mudah dan praktis. Hanya dengan koneksi internet dan aplikasi e Office, semua bentuk kegiatan persuratan bisa langsung dilakukan.
- Penyimpanan data secara terpusat dan otomatis. Data tersimpan secara terpusat di satu server dalam bentuk digital.
Pentingnya Aplikasi Persuratan Online untuk Perusahaan
Aplikasi surat online diperlukan perusahaan sebab membuat proses korespondensi jadi lebih mudah karena dilakukan secara otomatis. Aplikasi juga menyimpan semua surat masuk maupun keluar sehingga perusahaan dapat memantau arsip persuratan dengan optimal.
Tak ketinggalan, aplikasi e-Office juga mempersingkat waktu penyaluran surat dan membantu perusahaan mengidentifikasi surat yang belum tersalurkan. Aplikasi juga membantu perusahaan memberikan nomor otomatis sehingga menekan kekeliruan penulisan penomoran surat.
Dengan kata lain, aplikasi e-Office membuat birokrasi instansi terkait persuratan menjadi lebih mudah, sederhana, dan pastinya efektif karena dapat diakses di mana saja setiap saat. Semoga bermanfaat.
