integrasolusi.com – Selama ini, masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual dalam mengelola persuratan di kantor. Seiring perkembangan zaman, sistem tersebut tidak lagi efektif. Di era serba cepat ini, pengelolaan surat sudah seharusnya dilakukan secara praktis memanfaatkan aplikasi surat-menyurat.
Isi Artikel
Kelemahan Sistem Manual Surat-menyurat
Dalam suatu organisasi, surat adalah hal penting yang diperlukan untuk menyampaikan informasi serta berita dari atau kepada pimpinan. Dulu, administrasi surat menyurat dilakukan secara manual dengan mengarsipkan surat masuk dan keluar secara terpisah dan mencatat setiap penomoran surat secara tertulis.
Mengingat saat ini tidak semua surat hadir dalam bentuk fisik, sistem manual tentu akan membuat pengadministrasian surat semakin tidak efektif. Kita jadi butuh banyak waktu untuk menomori setiap surat dan mengkategorikannya. Inilah mengapa sistem manual dinilai tidak lagi relevan pada era sekarang.
Hal ini membuat aplikasi surat elektronik dibutuhkan. Memiliki banyak manfaat, aplikasi semacam ini dinilai sebagai solusi tepat untuk memudahkan pekerjaan administratif di suatu organisasi.
Pentingnya Aplikasi Surat Menyurat
Aplikasi surat menyurat bukan hanya tentang mengirim dan menerima surat secara digital. Teknologi ini juga dapat membantu proses drafting, keluar masuk surat, disposisi, kategorisasi, hingga tracking. Bagi petugas administrasi yang bertanggung jawab mengelola surat di kantor, aplikasi persuratan jelas dibutuhkan.
Berkat aplikasi ini, semua tugas surat menyurat menjadi lebih mudah. Pemimpin juga bisa mengeluarkan surat dan menandatanganinya tanpa harus ada di tempat. Jadi ketika kondisi WFH seperti pandemi kemarin berlangsung lagi, aktivitas surat menyurat di organisasi bisa tetap berjalan.
Manfaat Aplikasi Surat Menyurat
Saat ini ada banyak sekali aplikasi surat-menyurat yang bisa kita manfaatkan untuk memudahkan administrasi persuratan di perusahaan. Salah satunya inOffice. Aplikasi surat digital ini akan membuat pekerjaan lebih efisien karena penomoran dan pengkategorian surat akan dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Jika kita butuh surat tertentu dalam waktu cepat, aplikasi persuratan juga bisa membantu melacak keberadaan sebuah surat dalam waktu singkat. Efisiensi dan kepraktisan yang ditawarkan teknologi ini jelas bermanfaat dan memudahkan pekerjaan divisi administrasi.
Jadi, sudah tahu mengapa aplikasi surat-menyurat penting untuk sebuah organisasi? Itulah ulasan tentang teknologi administrasi persuratan, semoga bermanfaat.
