Mengingat begitu banyaknya inovasi teknologi selama beberapa tahun terakhir, banyak pemilik bisnis yang bertanya-tanya ada hal baru apa di dunia persuratan. Sebenarnya, ada perubahan besar yang terjadi karena surat fisik konvensional kini telah berubah bentuk berkat kehadiran aplikasi surat online.
Saat ini, banyak perusahaan sedang mempertimbangkan pendekatan aplikasi surat online karena berbagai kelebihan yang ditawarkan. Tidak hanya meningkatkan efisiensi, aplikasi surat digital memberikan akses cepat ke dokumen masuk sekaligus mengurangi berbagai kerumitan termasuk tempat penyimpanan berkas yang merepotkan.
Isi Artikel
Apa Itu Aplikasi Surat Online?
Surat adalah elemen penting dalam bisnis yang memiliki dampak besar di hilir. Menerima, mengurutkan, mengklasifikasikan, dan mengirimkan email secara manual membutuhkan banyak tenaga dan rentan terhadap kesalahan. Semuanya akan membuat proses kerja menjadi tidak efisien, mahal, dan merusak produktivitas.
Saat ini, bisnis mulai menerapkan aplikasi surat online yang mengubah surat fisik menjadi informasi digital yang bisa ditindaklanjuti dan diakses dengan cepat. Proses pengiriman, penerimaan, penomoran, disposisi, hingga pengarsipan bisa dilakukan dengan cepat.
Apa Saja Manfaat Aplikasi Surat Digital?
Ada berbagai manfaat penggunaan aplikasi surat digital untuk perusahaan. Apa saja?
- Repositori konten yang lebih baik. Menggabungkan format kertas dan surat elektronik ke dalam alur kerja dokumen yang sama bisa membantu membuat repositori konten perusahaan yang lebih baik dan andal karena adanya otomatisasi alur dokumen yang masuk.
- Pengurangan biaya yang membutuhkan interaksi manual. Aktivitas seperti penyortiran dengan tangan dan pengiriman bisa dikurangi. Efeknya, informasi penting bisa sampai ke tangan yang tepat dan dapat diproses dalam waktu lebih singkat. Ini dapat membantu menahan overhead dan membebaskan waktu Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang bisa mendorong peningkatan income.
- Memperkuat sistem keamanan, kepatuhan dan manajemen risiko. Karena digitalisasi memberikan peningkatan visibilitas, Anda bisa tetap mematuhi persyaratan audit yang ketat. Ini memungkinkan perusahaan Anda untuk lebih gesit menghadapi aturan privasi baru serta memperkuat strategi manajemen risiko dengan memusatkan dan mengklasifikasikan data yang tidak terstruktur.
Ingin mendapatkan semua keuntungan aplikasi surat online di atas? Anda bisa menggunakan aplikasi persuratan online dari integraOffice. Hubungi kami sekarang juga di sini!
