integrasolusi.com – Pada dasarnya, aturan penomoran surat sekolah bukanlah hal yang sulit untuk diterapkan. Selama kita tahu panduan yang sesuai, membuat atau menyusun nomor surat sekolah bukanlah hal sulit.
Isi Artikel
Panduan Aturan Penomoran Surat Sekolah
Dalam membuat surat resmi yang dikeluarkan oleh sekolah, penomoran merupakan sesuatu yang wajib dilakukan. Hal ini penting untuk memudahkan proses kategorisasi dan administrasi. Inilah mengapa penomoran tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada beberapa poin yang wajib diikutsertakan.
Baca juga: Jangan Salah, Begini Peraturan Pemerintah Tentang Penomoran Surat Dinas
Berikut panduan menyusun penomoran surat untuk sekolah:
1. Pastikan ada Kode Surat
Kode surat biasanya terdiri dari dua atau lebih huruf yang menjelaskan isi surat. Tujuannya untuk memudahkan pelabelan surat sehingga mudah diarsipkan dan mudah dicari. Contoh kode surat yang biasa diterapkan di sekolah adalah; SK (Surat Keputusan), SU (Surat Undangan), INF (Informasi), atau ST (Surat Tugas).
2. Cantumkan Nomor Urut Surat
Dalam penyuratan resmi, pasti ada beberapa surat yang dibuat dengan kategori sama. Untuk memudahkan pengarsipan, diperlukan nomor urut surat. Nomor ini bisa ditulis dengan angka biasa atau angka romawi dan jumlah angkanya tidak terbatas dan disesuaikan dengan urutan persuratan lembaga.
3. Ikut Sertakan Nama Lembaga
Selain dua hal di atas, panduan aturan penomoran surat sekolah juga wajib mencantumkan nama lembaga baik secara utuh ataupun disingkat. Biasanya nama lembaga akan disingkat apabila terlalu panjang dan membuat penomoran tidak efektif. Misalnya, SDN Konoha disingkat menjadi SDNK.
4. Cantumkan Bulan Diterbitkannya Surat
Selanjutnya, pastikan pula bulan surat diterbitkan tercantum pada penomoran surat sekolah. Biasanya penulisan bulan dalam nomor surat sekolah dituliskan dalam angka romawi. Misalnya, VIII untuk penulisan bulan Agustus yang merupakan bulan kedelapan dalam setahun.
5. Tahun Surat
Terakhir, penomoran surat biasanya diakhiri dengan tahun dikeluarkannya surat. Dalam penulisan tahun, tidak ada patokan atau aturan khusus namun biasanya, penulisan tahun tidak boleh disingkat.
Dari panduan di atas dapat disimpulkan bahwa penyusunan penomoran surat tidak terlalu sulit. Misalnya, kita ingin mengeluarkan surat keputusan kelima pada bulan Maret tahun 2023 di lembaga SDN Konoha. Maka penulisan yang benar adalah:
No: SK-5/SDNK/III/2023
Baca juga: Anti Ribet, Buat Penomoran Otomatis dengan Aplikasi Nomor Surat
Itulah ulasan aturan penomoran surat sekolah yang bisa diterapkan. Semoga bermanfaat.
